Přijímací řízení ve společnosti Freudenberg

Vážíme si Vašeho zájmu o společnosti skupiny Freudenberg a jsme rádi, že jste navštívili náš pracovní portál.

Tímto prohlášením o ochraně osobních údajů Vám předkládáme zákonem vyžadované informace o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech vyplývajících z platných předpisů o ochraně osobních údajů – zejména obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů („DSGVO“) a německého spolkového zákona o ochraně osobních údajů („BDSG“).

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na zpracování osobních údajů pro účely přijímacího řízení, a to jak v případě externích žádostí, tak v případě žádostí zaměstnanců, kteří jsou již zaměstnáni ve společnosti Freudenberg („interní žádosti“).

A. Kdo je odpovědný za zpracování osobních údajů?

Správcem údajů pro zpracování Vašich osobních údajů je společnost Freudenberg & Co. KG, která odpovídá za centrální správu žadatelů pro všechny společnosti skupiny Freudenberg, a v této souvislosti zpracovává všechny žádosti přijaté prostřednictvím kanálů pro podávání žádostí, které skupina Freudenberg centrálně poskytuje.

Freudenberg & Co. KG („Freudenberg“) lze kontaktovat poštou (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Deutschland) nebo e-mailem (info@freudenberg.com).

Je-li v této informaci o ochraně osobních údajů uvedeno „my“ nebo „nám/nás“, jedná se o výše uvedenou společnost.

Zde jsou uvedeny kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti Freudenberg: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. – Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Deutschland, e-mail dataprotection-support@freudenberg.com.

Kromě společnosti Freudenberg se na přijímacím řízení podílejí i další společnosti skupiny Freudenberg. Jedná se především o takovou společnost, která inzeruje volnou pracovní pozici, o niž se iniciativně ucházíte, nebo která má volné pracovní místo odpovídající Vašim potřebám („zaměstnavatel společnosti Freudenberg“). Další informace naleznete v části E. níže.

B. Jaké osobní údaje jsou zpracovávány v rámci přijímacího řízení?

Abychom mohli zpracovat Vaši žádost, musíme zpracovávat osobní údaje. Pravidelně se jedná o tzv. kmenové a průběžné údaje, které souhrnně označujeme jako aplikační přijímací údaje.

Pod pojmem kmenové údaje rozumíme základní údaje týkající se Vaší osoby a uskutečněného přijímacího řízení, zejména
veškeré informace, které nám poskytnete v průběhu přijímacího řízení nebo které si od Vás vyžádáme (např. jméno, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datum narození, rodinný stav, státní příslušnost, náboženské vyznání, vzdělání, jazykové znalosti, předchozí zaměstnání u jiných zaměstnavatelů, reference s příslušnými kontakty) a dále
údaje, které shromažďujeme v souvislosti s Vaším možným zaměstnáním u nás (jedná se především o informace týkající se Vaší případné pozice, možného organizačního začlenění do naší společnosti, možné délky pracovního vztahu a navrhovaného platového zařazení).
Pod pojmem průběžné údaje rozumíme takové osobní údaje, které se vyskytnou v průběhu přijímacího řízení a které přesáhnou rámec pouhé změny Vašich kmenových dat, zejména
informace o přijímacích rozhovorech s Vámi (zejména datum, místo, účastníci);
informace o námi poskytovaných plněních, jako jsou například náhrady cestovních výdajů;
informace, které nám poskytnete – buď z vlastní iniciativy sami nebo na naši žádost – v průběhu přijímacího řízení a které přesahují rámec výše uvedených kmenových údajů; Zde se jedná zejména o informace týkající se platových podmínek u minulých zaměstnavatelů;
další osobní údaje od Vás, případně od třetích stran, které nám v průběhu přijímacího řízení poskytnete. Osobní údaje třetích stran zahrnují například jméno, věk a vztah k osobám, které Vás případně mohou doprovázet během činností vykonávaných pro nás v zahraničí.

Součástí přijímacích údajů jsou výslovně také zvláštní typy osobních údajů, zejména informace týkající se Vaší státní příslušnosti, Vašeho zdravotního stavu (např. zrušení pohovoru z důvodu nemoci), případné odborové příslušnosti, náboženského vyznání nebo zdravotního postižení.

Interní žádosti: Pokud se ucházíte o pracovní pozici ve skupině Freudenberg jako zaměstnanec společnosti skupiny Freudenberg a podáváte nám svou žádost prostřednictvím systému určeného k tomuto účelu (v současné době Workday), můžete nám prostřednictvím tohoto systému poskytnout doplňující informace.

Výše uvedené osobní údaje získáváme zpravidla přímo od vás. V některých případech mohou přijímací údaje zahrnovat také osobní údaje, které evidujeme od třetích stran v souladu s platnými právními předpisy (obvykle z Vašeho podnětu, po předchozí informaci, kterou jste nám poskytli, nebo případně s Vaším souhlasem či schválením); například informace, které získáme od Vašich předchozích zaměstnavatelů, vzdělávacích institucí nebo tzv. referenčních kontaktů.

Interní žádosti: V případě interních žádostí Vám můžeme poskytnout možnost, abyste nám umožnili spojit se s kontaktními osobami Vašeho předchozího zaměstnavatele Freudenberg například tak, že nám tyto referenční kontakty sdělíte. V takovém případě budou informace získané od těchto kontaktních osob rovněž zahrnuty do Vašich kmenových/průběžných dat.

Vezměte prosím na vědomí, že rozsah údajů v žádosti o zaměstnání se může lišit v závislosti na pozici, o kterou se ucházíte: Různí zaměstnavatelé společnosti Freudenberg mohou být vázáni dodržováním různých (pracovněprávních) požadavků; to může mít vliv na způsob a rozsah zpracování osobních údajů v rámci přijímacího řízení. Z tohoto důvodu Vám v průběhu přijímacího řízení můžeme my i příslušný zaměstnavatel společnosti Freudenberg poskytnout další informace týkající se zpracování osobních údajů.

C. Jste povinni osobní údaje poskytnout?

Poskytnutí údajů v žádosti o zaměstnání je pro přijímací řízení a pro následné uzavření pracovní smlouvy mezi Vámi a námi nezbytné.

Pokud by tomu tak v konkrétních případech nebylo, výslovně Vás na to při shromažďování konkrétních údajů upozorníme.

Bez poskytnutí údajů v žádosti o zaměstnání Vás nemůžeme přizvat do výběrového řízení a nemůžeme s Vámi tedy ani uzavřít pracovní smlouvu.

V případě, že bychom od Vás vyžadovali osobní údaje nad výše uvedený rámec, děje se tak zpravidla jen tehdy, je-li poskytnutí takových informací vyžadováno zákonem nebo uvedeno ve smlouvě nebo je pro uskutečnění výběrového řízení nezbytné. Je-li jejich poskytnutí dobrovolné, informujeme Vás o tom - např. tím, že jsou konkrétní vyžadované údaje odpovídajícím způsobem označeny.

Pokud nám zašlete dodatečné informace, aniž bychom si je od Vás vyžádali a aniž by byly pro přijímací řízení nezbytné, pak tyto informace pro účely přijímacího řízení nepoužijeme, ale musíme je z technických důvodů a pro účely ověření přesto uložit spolu s ostatními údaji uvedenými ve Vašich podkladech.

D. Na jakém právním základě jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Vaše přihlašovací údaje zpracováváme pro vlastní žádosti o pracovní pozice ve společnosti Freudenberg na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) německého nařízení o ochraně osobních údajů (DSGVO - dále jen Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a jinak jménem příslušného zaměstnavatele společnosti Freudenberg, který zpracovává přihlašovací údaje na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů nebo na srovnatelném právním základě podle platných právních předpisů v zemích mimo EU/EHP, konkrétně na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů, abychom hájili oprávněné zájmy skupiny Freudenberg na uskutečňování efektivního průběhu přijímacího řízení v rámci celé skupiny.

Údaje uváděné v žádostech zpracováváme také za účelem splnění právních povinností, které se na nás vztahují; děje se tak na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů. K těmto zákonným povinnostem patří zejména povinné podávání hlášení institucím sociálního zabezpečení a (daňovým) úřadům, popř. povinné kontroly (např. podle tzv. „sankčních seznamů“) a dodržování stávajících povinností týkajících se uchovávání určitých informací.

Je-li to nutné, provádíme zpracování Vašich údajů nad rámec přijímacího řízení a plnění právně závazných povinností taktéž k ochraně našich oprávněných zájmů popř. zájmů třetích osob; děje se tak na základě článku 6 odstavce 1 f) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Našimi oprávněnými zájmy jsou m.j.

koncernové procesy v rámci interní správy dat z přijímacích řízení;
uplatňování právních nároků a obhajoba v právních sporech;
prevence a objasňování trestných činů, např. „podvodné jednání v přijímacím řízení“;
garance bezpečnosti námi využívaných IT systémů;
zdokonalování vývoje, rozšiřování a administrace námi používaných IT systémů včetně zkušebního provozu;
řízení a další rozvoj naší obchodní činnosti včetně řízení rizik.

Pokud údaje v žádosti obsahují zvláštní druh osobních údajů (např. údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání a údaje týkající se Vašeho rasového a etnického původu), zpracováváme tyto údaje pro vlastní žádosti o zaměstnání za účelem plnění povinností vyplývajících z pracovněprávních předpisů a předpisů o sociálním zabezpečení v zákonem stanoveném rozsahu; děje se tak na základě článku 9 odstavce 2 písmene b) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů; v ostatních případech na žádost příslušného zaměstnavatele společnosti Freudenberg.

Pokud Vám v průběhu přijímacího řízení poskytneme možnost udělit souhlas (např. v souvislosti se skupinami kandidátů), pak osobní údaje, na které se souhlas vztahuje, zpracováváme výhradně pro účely uvedené v souhlasu. Děje se tak na základě článku 6 odstavce 1 písmene a) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Pokud se souhlas vztahuje ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (jako např. informací o zdravotním stavu), provádí se zpracování osobních údajů na základě článku 9 odstavce 2 a) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Vždy přitom platí, že

udělení souhlasu je vždy zásadně dobrovolné a jak udělení tak případné pozdější odvolání souhlasu nemá negativní důsledky pro průběh přijímacího řízení;
neudělení souhlasu nebo jeho pozdější odvolání může být přesto spojováno s případnými důsledky, pokud pak při zpracování údajů nebudeme moci provádět určité operace; o těchto důsledcích Vás budeme informovat před udělením souhlasu, a
svůj souhlas můžete kdykoli odvolat s účinky do budoucna, např. tím, že nás (nebo společnost či společnosti Freudenberg uvedené v souhlasu) o tom informujete v oznámení;
i v případě odvolání souhlasu můžeme mít ze zákona právo v konkrétním zpracování pokračovat – byť např. jen v omezeném rozsahu.

E. Kdo Vaše osobní údaje obdrží?

Vaše osobní údaje budou zásadně zpracovávány v rámci společnosti Freudenberg. V závislosti na typu osobních údajů mají k Vašim osobním údajům přístup pouze některá oddělení/organizační jednotky. Patří mezi ně zejména zaměstnanci společnosti Freudenberg, kteří jsou za průběh přijímacího řízení odpovědní.

Údaje, které ve své žádosti uvádíte, předáváme také zaměstnavateli (zaměstnavatelům) společnosti Freudenberg, který (kteří) musí tyto údaje mít k dispozici, aby mohl (mohli) v přijímacím řízení pokračovat.

Dodržováním systematického nastavování rolí a cílených oprávnění mají pracovníci v našem podniku omezen přístup jen k funkcím a v rozsahu, které jsou pro daný účel zpracování nezbytné.

Kromě toho můžeme údaje z přijímacího řízení předávat v rozsahu povoleném zákonem i dalším třetím stranám mimo naši společnost. Takovými externími příjemci jsou zejména

v souvislosti s přijímacími řízeními námi pověřené partnerské subjekty vykonávající pro nás činnost na samostatném smluvním základě, která může zahrnovat i zpracování osobních údajů; patří sem rovněž námi schválení subdodavatelé našich partnerských subjektů;
neveřejné instituce a orgány veřejné moci, jimž jsme ze zákona povinni osobní údaje poskytnout.

F. Jsou osobní údaje předávány příjemcům mimo EU/EHP?

Ano, vzhledem ke globální struktuře skupiny Freudenberg může být předání osobních údajů i příjemcům v tzv. „zemích třetího světa“ nevyhnutné. „Země třetího světa“ jsou státy mimo území Evropské unie nebo Dohody o Evropském hospodářském prostoru (EHP), v nichž nelze automaticky počítat s ochranou osobních údajů na úrovni srovnatelnou s úrovní běžnou v Evropské unii.

Před takovým předáním však vždy ověřujeme, zda jej právní úprava již připouští (např. na základě článku 49 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů). V ostatních případech se před takovým předáním ubezpečujeme, že je v dané třetí zemi resp. u příjemce v takové zemi přiměřená úroveň ochrany osobních údajů v požadovaném rozsahu zaručena. To může vyplynout především z tzv. „rozhodnutí o odpovídající ochraně“ Evropské komise, která konstatuje, že je přiměřená úroveň ochrany osobních údajů pro konkrétní zemi třetího světa obecně dána. Případně můžeme předávání údajů opírat o tzv. „standardní smluvní doložky EU“ sjednané s příjemcem.

Další informace ohledně vhodných a přiměřených záruk týkajících se dodržování odpovídající úrovně ochrany osobních údajů Vám na vyžádání rádi poskytneme.

G. Doba archivace

Vaše osobní údaje uchováváme zásadně tak dlouho, dokud trvá náš oprávněný zájem a dokud nepřeváží Váš zájem v uchovávání dále nepokračovat.

Údaje o Vaší žádosti se zpravidla uchovávají nejméně do konce přijímacího řízení. V případě odmítnutí budou údaje uchovávány ještě po dobu dalších šesti měsíců po doručení zamítacího dopisu nebo v souladu s předepsanými lhůtami v zemi příslušného zaměstnavatele společnosti Freudenberg.

Při uzavření pracovní smlouvy Vám poskytneme samostatné prohlášení o ochraně osobních údajů zaměstnanců, jestliže to vyžadují právní předpisy platné pro příslušného zaměstnavatele společnosti Freudenberg, a to v předepsaném rozsahu.

H. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte právo

na informace ohledně osobních údajů, které jsou o Vás vedeny, článek 15 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů;
na opravu nesprávných nebo nekompletních údajů, článek 16 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů;;
na výmaz osobních údajů, článek 17 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů;
na omezení zpracování, článek 18 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů;
na přenositelnost údajů, článek 20 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů, a
na vznesení námitky proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, článek 21 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

K uplatnění těchto práv se na nás můžete kdykoliv obrátit – např. prostřednictvím některého z kontaktů z úvodu tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů.

V případě dotazů týkajících se zpracování Vašich osobních údajů se můžete rovněž obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

Kromě toho máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, článek 77 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

I. Na koho se mohu obracet s dotazy?

Máte-li dotazy ohledně Vašich práv, pak nejrychlejší způsob kontaktu je e-mail dataprotection-support@freudenberg.com..

Kontaktní údaje společnosti Freudenberg & Co. KG najdete v úvodu tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů.

Kontaktní údaje příslušného zaměstnavatele (příslušných zaměstnavatelů) společnosti Freudenberg Vám poskytneme v průběhu přijímacího řízení.