Proces rekrutacyjny dla kandydatów do pracy w Grupie Freudenberg

Grupa Freudenberg cieszy się na Pani/Pana wizytę na naszym portalu zatrudnienia i zainteresowanie przedsiębiorstwami Grupy Freudenberg.

W niniejszym oświadczeniu o ochronie danych osobowych przekazujemy Pani/Panu ustawowo wymagane informacje na temat przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz przysługujących Pani/Panu praw na podstawie obowiązujących przepisów o ochronie danych - w szczególności Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych UE („RODO”) oraz niemieckiej Federalnej Ustawy o Ochronie Danych („BDSG”).

Niniejsze oświadczenie o ochronie danych osobowych dotyczy przetwarzania danych osobowych do celów rekrutacyjnych, tj. zarówno wniosków z zewnątrz jak i wniosków składanych przez pracowników już zatrudnionych w jednej ze spółek Freudenberg („wnioski wewnętrzne”).

Denne personvernerklæringen gjelder behandlingen av personrelaterte data med hensyn til søknadsprosessen, både for eksterne søknader og for søknader fra ansatte som allerede arbeider hos et Freudenberg-selskap (“interne søknader”).

A. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych?

W myśl przepisów ochrony danych administratorem danych dla potrzeb przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest Freudenberg & Co. KG, która jest odpowiedzialna za centralne zarządzanie kandydatami dla wszystkich przedsiębiorstw Grupy Freudenberg i w tym kontekście przetwarza wszystkie wnioski otrzymane centralnie przez Grupę Freudenberg za pośrednictwem kanałów składania wniosków.

Z Freudenberg & Co. KG („Freudenberg”) można kontaktować się listownie (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Niemcy) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (info@freudenberg.com).

„My” lub „nas” w niniejszej informacji o ochronie danych osobowych oznacza w każdym przypadku wyżej wymienioną Spółkę.

Z inspektorem ochrony danych Freudenberg można skontaktować się w następujący sposób: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Niemcy, e-mail data-protection-support@freudenberg.com.

Oprócz firmy Freudenberg w procesie rekrutacyjnym biorą udział także inne spółki grupy Freudenberg. Dotyczy to przede wszystkim tej spółki, która ogłosiła nabór na stanowisko, a do której złożył(a) Pan(i) wniosek o przyjęcie z własnej inicjatywy lub która ma stanowisko pasujące do Pani/Pana wniosku („Pracodawca Freudenberg”). Więcej informacji można znaleźć w części E. poniżej.

B. Jakie dane osobowe są przetwarzane na potrzeby procesu rekrutacyjnego?

Abyśmy mogli rozpatrzyć Pani/Pana wniosek, musimy przetwarzać dane osobowe. Dotyczy to regularnie tzw. danych podstawowych i procesowych, które określamy wspólnym mianem danych rekrutacyjnych.

Przez dane podstawowe rozumiemy podstawowe dane o Pani/Panu i przeprowadzonym procesie rekrutacyjnym, w szczególności
- wszystkie informacje, które nam Pan(i) dostarcza w trakcie procesu rekrutacyjnego lub o które poprosimy (np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, stan cywilny, obywatelstwo, wyznanie, wykształcenie, znajomość języków, poprzednie zatrudnienie u innych pracodawców, referencje); jak również
- dane, które zbieramy w związku z Pani/Pana ewentualnym zatrudnieniem u nas (w szczególności takie jak dane dotyczące ewentualnego stanowiska, ewentualnej integracji organizacyjnej w naszym przedsiębiorstwie, ewentualnego czasu zaangażowania i proponowanego wynagrodzenia).
Przez dane procesowe rozumiemy dane osobowe gromadzone w trakcie procesu rekrutacyjnego, które wykraczają poza zwykłą zmianę danych podstawowych, w szczególności
informacje o przeprowadzonych z Panią/Panem rozmowach kwalifikacyjnych (w szczególności data, miejsce, uczestnicy);
o informacje o ewentualnych świadczeniach z naszej strony, takich jak zwrot kosztów podróży;
informacje, które przekazuje nam Pan(i) w trakcie procesu rekrutacyjnego - z własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na nasze zapytanie - i które wykraczają poza wymienione powyżej dane podstawowe. Dotyczy to w szczególności informacji o wynagrodzeniu/honorariach w ramach poprzedniego zatrudnienia u innych pracodawców;
inne dane osobowe Pani/Pana lub ewentualnie osób trzecich otrzymane w trakcie procesu rekrutacyjnego. Dane osobowe osób trzecich obejmują na przykład imię i nazwisko, wiek i charakter relacji z osobami, które mogą ewentualnie towarzyszyć Pani/Panu podczas pracy dla nas za granicą.

Dane rekrutacyjne obejmują również wyraźnie szczególne rodzaje danych osobowych, w szczególności informacje dotyczące Pani/Pana obywatelstwa, stanu zdrowia (np. odwołanie rozmowy kwalifikacyjnej z powodu choroby), ewentualnego członkostwa w związkach zawodowych, wyznania lub niepełnosprawności.

Wewnętrzne wnioski o przyjęcie do pracy: W przypadku ubiegania się o pracę w Grupie Freudenberg przez pracownika spółki należącej do Grupy Freudenberg i złożenia podania za pośrednictwem przeznaczonego do tego celu systemu (obecnie Workday), może Pan(i) przekazać nam tą drogą ewentualne informacje uzupełniające.

Powyższe dane osobowe otrzymujemy z reguły bezpośrednio od kandydata. W niektórych przypadkach dane rekrutacyjne mogą również obejmować dane osobowe zbierane przez nas od podmiotów trzecich zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi (zazwyczaj z inicjatywy kandydata, po uprzednim poinformowaniu go lub w stosownych przypadkach za jego zgodą lub aprobatą), takie jak informacje od jego/jej poprzednich pracodawców, placówek kształcenia lub tzw. kontaktów referencyjnych.

Bez udostępnienia danych rekrutacyjnych nie możemy przeprowadzić z Panią/Panem procesu rekrutacyjnego, a tym samym nie możemy zawrzeć umowy o pracę.

Gdy zbieramy dodatkowe dane osobowe, z reguły ma to miejsce jedynie wtedy, gdy udostępnienie tych danych jest wymagane ustawowo, umownie lub do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego. Jeżeli podanie danych jest dobrowolne, poinformujemy Panią/Pana o tym, np. poprzez oznaczenie poszczególnych danych, o które się zwróciliśmy.

C. Czy Jest Pan(i) zobowiązana/zobowiązany do udostępnienia danych osobowych?

Udostępnienie danych rekrutacyjnych jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego i w rezultacie do zawarcia umowy o pracę między Panią/Panem a nami.

Jeżeli nie dotyczy to poszczególnych danych, zostanie to wyraźnie zaznaczone podczas pobierania tych danych.

Bez udostępnienia danych rekrutacyjnych nie możemy przeprowadzić z Panią/Panem procesu rekrutacyjnego, a tym samym nie możemy zawrzeć umowy o pracę.

Jeżeli prześle nam Pan(i) informacje uzupełniające, o które nie prosiliśmy i które nie są niezbędne do procesu rekrutacyjnego, nie wykorzystamy tych informacji do celów tego procesu, niemniej jednak musimy ze względów technicznych i w celu weryfikacji przechowywać je wraz z innymi danymi rekrutacyjnymi Pani/Pana.

D. W oparciu o jaką podstawą prawną przetwarzane są Pani/Pana dane osobowe?

Dane osobowe kandydatów przetwarzamy w podaniach z własnej inicjatywy na stanowiska w Grupie Freudenberg na podstawie art. 6 ust. 1 b) RODO, a w innych przypadkach w imieniu danego pracodawcy w Grupie Freudenberg, który przetwarza dane rekrutacyjne na podstawie art. 6 ust. 1 b) RODO lub porównywalnej podstawie prawnej na mocy obowiązującego prawa w krajach spoza UE/EOG, wtedy na podstawie art. 6 ust. 1 f) RODO w celu zabezpieczenia uzasadnionego interesu Grupy Freudenberg w skutecznym procesie rekrutacyjnym w całej Grupie.

Przetwarzamy również dane rekrutacyjne w celu wypełnienia zobowiązań prawnych, którym podlegamy w myśl art. 6 ust. 1 c) RODO. Te zobowiązania prawne obejmują w szczególności wymagane od nas powiadomienia zakładu ubezpieczeń społecznych i urzędu (podatkowego), ewent. kontrole, do których przeprowadzenia jesteśmy zobowiązani (np. dotyczące tzw. list sankcji), a także spełnienie istniejących zobowiązań do przechowywania określonych informacji.

W niezbędnym zakresie przetwarzamy Pani/Pana dane również poza przeprowadzaniem procesu rekrutacyjnego i wypełnieniem zobowiązań prawnych w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów podmiotów trzecich. Odbywa się to na podstawie art. 6 ust. 1 f) RODO. Nasze uzasadnione interesy obejmują m.in.

procesy wewnętrznego zarządzania danymi rekrutacyjnymi w naszym Koncernie;
dochodzenie roszczeń prawnych i obrona w sporach prawnych;
zapobieganie przestępstwom takim jak oszustwa składających wnioski i prowadzenie dochodzeń w ich sprawie;
zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, z których korzystamy;
dalszy rozwój, rozbudowa i administrowanie stosowanymi przez nas systemami informatycznymi, w tym przeprowadzanie testów urządzeń;
sterowanie działalnością gospodarczą i dalszy jej rozwój, w tym sterowanie ryzykiem.

ile dane rekrutacyjne zawierają szczególne rodzaje danych osobowych (takie jak dane dotyczące stanu zdrowia, wyznania czy pochodzenia rasowego i etnicznego), przetwarzamy je w naszych wnioskach w celu wypełnienia obowiązków spoczywających na nas na mocy prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych w zakresie przewidzianym ustawowo. Odbywa się to na podstawie art. 9 ust. 2 b) RODO, a w pozostałych przypadkach w imieniu pracodawcy danej spółki Freudenberg.

ile w trakcie procesu rekrutacyjnego (np. w związku z pulą aplikantów) dajemy Pani/Panu sposobność wyrażenia zgody, przetwarzamy dane osobowe objęte zgodą wyłącznie do celów określonych w zgodzie. Odbywa się to na podstawie art. 6 ust. 1 a) RODO. O ile zgoda na przetworzenie danych osobowych szczególnego rodzaju (takich jak dane dotyczące stanu zdrowia), przetworzenie odbywa się na podstawie artykułu 9 ustępu 2 a) RODO.

Proszę zwrócić uwagę, że

udzielenie zgody jest zawsze dobrowolne i ani udzielenie, ani późniejsze odwołanie zgody nie ma negatywnych konsekwencji dla przeprowadzania procesu rekrutacyjnego odnośnie Pani/Pana zgłoszenia;
jednak nieudzielenie lub późniejsze cofnięcie zgody, jeżeli w jego rezultacie nie możemy dokonać określonych czynności przetwarzania danych, może pociągać za sobą skutki, o których poinformujemy Panią/Pana przed udzieleniem nam zgody;
może Pan(i) w każdej chwili odwołać udzieloną zgodę ze skutkiem na przyszłość, np. poprzez powiadomienie nas (lub spółki/spółek Freudenberg wymienionej/wymienionych w zgodzie);
nawet w przypadku wycofania zgody możemy być uprawnieni do dalszego przetwarzania danych - ewentualnie w ograniczonym zakresie - na podstawie zezwolenia ustawowego.

E. Kto otrzymuje Pani/Pana dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe użytkownika są zasadniczo przetwarzane w obrębie Grupy Freudenberg. W zależności od rodzaju danych osobowych dostęp do Pani/Pana danych osobowych mają tylko określone działy / jednostki organizacyjne. Dotyczy to w szczególności pracowników firmy Freudenberg, którym powierzono przeprowadzanie procedury rekrutacyjnej.

Dane rekrutacyjne przekazujemy również pracodawcy/ pracodawcom z Grupy Freudenberg, którzy muszą znać treść wniosku, aby przeprowadzić dalszą procedurę rekrutacyjną.

W myśl koncepcji funkcji i uprawnień dostęp w naszym przedsiębiorstwie jest ograniczony do funkcji i zakresu na poziomie niezbędnym do osiągnięcia danego celu przetwarzania danych.

Ponadto w zakresie dozwolonym przez prawo możemy przekazywać dane rekrutacyjne innym podmiotom spoza naszego przedsiębiorstwa. Do tych zewnętrznych adresatów należą w szczególności

usługodawcy, którzy w związku z procedurą rekrutacyjną świadczą nam usługi na podstawie odrębnej umowy, mogące też obejmować przetwarzanie danych osobowych, także z udziałem zaangażowanych za naszą zgodą podwykonawców naszych usługodawców;
podmioty niepubliczne i publiczne, o ile w ramach naszych zobowiązań prawnych jesteśmy zobowiązani do przekazania im Pani/Pana danych osobowych.

F. Czy dane osobowe są przekazywane adresatom spoza UE/EOG?

Tak, ze względu na globalną strukturę Grupy Freudenberg może być również konieczne przekazywanie danych osobowych adresatom w tzw. „krajach trzecich”. „Krajami trzecimi“ są kraje spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w których nie można automatycznie założyć poziomu ochrony danych porównywalnego z tym w Unii Europejskiej.

Przed takim przekazaniem danych sprawdzamy jednak zawsze, czy jest ono już dozwolone na podstawie któregoś z przepisów ustawowych (np. na podstawie art. 49 RODO). Przed takim przekazaniem danych upewniamy się, że w danym kraju trzecim lub u adresata w kraju trzecim zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony danych. Może to wynikać z decyzji Komisji Europejskiej ogólnie stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych w takim kraju trzecim. Możemy również oprzeć przekazanie danych na tzw. “standardowych klauzulach umownych UE” uzgodnionych z adresatem.

Dalsze informacje dotyczące odpowiednich i stosownych gwarancji zachowania stosownego poziomu ochrony danych chętnie udostępnimy na życzenie.

G. Okres przechowywania danych

Dane osobowe zatrudnionych przechowujemy zasadniczo tak długo, jak długo mamy w tym uzasadniony interes, gdy interes zatrudnionego w zaniechaniu dalszego przechowywania nie jest nadrzędny.

Z reguły Pani/Pana dane rekrutacyjne są przechowywane co najmniej do końca procesu rekrutacyjnego. W przypadku odrzucenia dane te będą ponadto przechowywane przez okres sześciu miesięcy po otrzymaniu pisma odmownego lub zgodnie z okresami przewidzianymi w kraju danego pracodawcy spółki Freudenberg.

Gdy kandydat zawiera umowę o pracę, dostarczymy mu odrębne oświadczenie o ochronie danych osobowych dla pracowników, jeżeli jest to wymagane przez prawo mające zastosowanie do danego pracodawcy Grupy Freudenberg.

H. Przysługujące Pani/Pana prawa

Jako podmiot danych zatrudniony jest Pan(i) uprawniona/uprawniony

do informacji o przechowywanych o Pani/Panu danych osobowych (artykuł 15 RODO);
do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (artykuł 16 RODO);
do usunięcia danych osobowych (artykuł 17 RODO);
do ograniczenia przetwarzania (artykuł 18 RODO);
do przenoszenia danych (artykuł 20 RODO);
do sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych (artykuł 21 RODO).

W celu skorzystania z tych uprawnień można w każdej chwili – np. za pośrednictwem kontaktów podanych na początku niniejszej informacji o ochronie danych - zwrócić się do nas.

Pytania na temat przetwarzania danych można także kierować do naszego inspektora ochrony danych.

Ponadto zatrudniony ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych (artykuł 77 RODO).

I. Do kogo mogę się zwrócić z pytaniami?

Jeżeli ma Pan(i) pytania dotyczące Pani/Pani praw, najszybszym sposobem skontaktowania się z nami jest email na dataprotection-support@freudenberg.com.

Dane kontaktowe Freudenberg & Co. KG można znaleźć na początku niniejszego oświadczenia o ochronie danych osobowych.

Dane kontaktowe danego pracodawcy/pracodawców Grupy Freudenberg zostaną podane w trakcie procesu rekrutacyjnego.