Procedura d’assunzione a Freudenberg

Il gruppo Freudenberg è lieto della Sua visita al nostro portale lavoro e del Suo interesse alle imprese del gruppo Freudenberg.

Nella presente dichiarazione sulla privacy forniamo le informazioni prescritte per legge sul trattamento dei Suoi dati personali e sui Suoi diritti in base alle norme applicabili del diritto sulla protezione dei dati, in particolare il Regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati (“RGPD”) e la legge tedesca sulla protezione dei dati (“BDSG”).

La presente dichiarazione sulla privacy si riferisce al trattamento di dati personali per gli scopi della procedura d’assunzione, sia per domande di esterni che di persone già impiegate in una società del gruppo Freudenberg (“domande interne”).

A. Chi è responsabile per il trattamento dei dati personali?

In relazione al diritto sulla protezione dei dati, titolare del trattamento dei dati personali è la società Freudenberg & Co. KG, responsabile della gestione centrale delle domande di lavoro a tutte le società del gruppo Freudenberg, che tratta a questo proposito tutte le domande pervenute ai canali centralizzati di presentazio-ne delle domande messi a disposizione dal gruppo Freudenberg.

Nella misura in cui nella presente informativa sulla privacy viene usata la prima persona plurale (“noi”), si intende per “noi” la società suddetta.

Può contattare il/la responsabile della protezione dei dati di Freudenberg come segue: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. – Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 Monaco di Baviera (Germania), e-mail dataprotection-support@freudenberg.com.

Nell’ulteriore corso della procedura d’assunzione, oltre a Freudenberg, sono integrate anche altre società del gruppo Freudenberg. Si tratta in particolare della società che ha diffuso un’offerta di lavoro, di quella che ha una posizione vacante corrispondente alla Sua domanda d’assunzione o a cui si è candidato/a di Sua ini-ziativa (“datore di lavoro di Freudenberg”). Altre informazioni si trovano qua sot-to, al capitolo E.

B. Quali dati personali vengono trattati nella procedura d’assunzione?

Per poter gestire la Sua candidatura dobbiamo trattare dei dati personali. Si tratta regolarmente dei cosiddetti dati base e dei dati dell’andamento, che chiamiamo nel loro insieme dati della candidatura.

Intendiamo come dati base i dati essenziali riguardanti la Sua persona e la procedura d’assunzione, in particolare
tutte le informazioni che Lei ci comunica o che Le chiediamo nel corso della procedura d’assunzione (p. es. nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, data di nascita, stato civile, cittadinanza, religione, formazione professionale, conoscenze linguistiche, impieghi precedenti presso altri datori di lavoro, contatti di referenza);
nonché i dati raccolti da noi in relazione alla Sua possibile assunzione (in particolare indicazioni sulla posizione possibile e sulla Sua integrazione organizzativa nella nostra impresa, possibile durata dell’impiego e stipendio proposto).
Intendiamo come dati dell’andamento quei dati personali prodotti nel corso della procedura d’assunzione che vanno al di là di semplici modifiche dei Suoi dati base, in particolare
informazioni sui Suoi colloqui di lavoro (in particolare data, ora e partecipanti);
informazioni su eventuali nostre prestazioni, per esempio il rimborso di spese di viaggio;
informazioni che Lei mette a nostra disposizione nel corso della procedura d’assunzione, attivamente o su nostra richiesta, e che vanno al di là dei suddetti dati base. Questo riguarda in particolare le indicazioni sulla retribuzione o l’onorario nell’ambito di impieghi precedenti pres-so altri datori di lavoro;
altri dati personali Suoi o eventualmente di terzi che riceviamo da Lei nel corso della procedura d’assunzione. I dati personali di terzi comprendono per esempio nome, età e tipo di rapporto con persone che potrebbero accompagnarLa durante un’attività all’estero per noi.

I dati della candidatura comprendono esplicitamente anche tipi specifici di dati personali, in particolare indicazioni relative alla cittadinanza, allo stato di salute (p. es. annullamento di un colloquio di lavoro per malattia), appartenenze a sindacati eventualmente dichiarate, religione o un’eventuale disabilità.

Domande interne: se Lei è impiegato/a in una società del gruppo Freudenberg, si candida per una posizione all’interno del gruppo Freudenberg e ci invia la Sua domanda tramite il sistema messo a disposizione a tale scopo (attualmente Workday), potrà mettere a nostra disposizione tramite quel sistema eventuali informazioni sup-plementari.

Di norma riceviamo direttamente da Lei i suddetti dati personali. In determinati casi possono rientrare nei dati della candidatura anche quei dati personali che rileviamo da terzi nel rispetto delle norme di legge di volta in volta applicabili (normalmente su Sua iniziativa, dopo averLa informata o eventualmente con la Sua autorizzazione o consenso), per esempio informazioni ricevute dal/dai datore/i di lavoro precedente/i, posti di formazione professionale o cosiddetti contatti di refe-renza.

Domande interne: in caso di domande interne possiamo dare la possibilità di permetterci di contattare le persone di riferimento presso il precedente datore di lavoro di Freudenberg, p. es. indicandoci questi contatti di referenza. In questo caso, anche le informazioni ricevute da quelle persone di riferimento rientrano nei Suoi dati base/dell’andamento.

Va notato che la quantità di dati della candidatura può variare in base alla posizione a cui ci si candida: diversi datori di lavoro di Freudenberg possono essere obbligati al rispetto di esigenze giuridiche (di diritto del lavoro) diverse e questo fatto può influire sul tipo e la misura del trattamento dei dati personali nella pro-cedura d’assunzione. Per questa ragione, durante la procedura d’assunzione po-tranno essere messe a disposizione da noi e anche dal rispettivo datore di lavoro di Freudenberg informazioni supplementari per il trattamento dei dati personali.

C. Lei ha l’obbligo di mettere a disposizione dei dati personali?

La messa a disposizione dei dati della candidatura è necessaria per eseguire la procedura d’assunzione e l’eventuale stipula di un contratto di lavoro tra Lei e noi.

Qualora questo non sia il caso in relazione a singoli dati, lo faremo notare esplicitamente all’atto del rilevamento di tali dati.

Senza la messa a disposizione dei dati della candidatura, non possiamo eseguire la procedura d’assunzione e di conseguenza non possiamo stipulare un contratto di lavoro con Lei.

Se rileviamo altri Suoi dati personali oltre a quelli sopraindicati, normalmente questo avviene solo se la messa a disposizione di quelle informazioni è prescritta per legge o dal contratto o è necessaria per eseguire la procedura d’assunzione. La informiamo se l’indicazione di dati è volontaria, p. es. contrassegnando i singoli dati richiesti.

Se ci fa pervenire informazioni supplementari che non Le abbiamo chiesto e non sono necessarie per la procedura d’assunzione, non le utilizzeremo per gli scopi della procedura d’assunzione, ma per motivi tecnici e scopi di prova dobbiamo tuttavia conservarle insieme agli altri dati della Sua candidatura.

D. Su quali basi giuridiche vengono trattati i Suoi dati personali?

Il trattamento dei dati della Sua candidatura viene fatto da noi per le proprie domande per posizioni a Freudenberg in base all’articolo 6 paragrafo 1 lettera b) RGPD e per il resto per conto del rispettivo datore di lavoro di Freudenberg, che tratta i dati della candidatura in base all’articolo 6 paragrafo 1 lettera b) RGPD o a una base giuridica paragonabile secondo il diritto applicabile nei Paesi esterni all’UE/al SEE, e precisamente in base all’articolo 6 paragrafo 1 lettera f) RGPD per la tutela dell’interesse legittimo del gruppo Freudenberg a un processo di can-didatura efficiente in tutto il gruppo.

Trattiamo i dati della candidatura anche per adempiere a obblighi di legge a cui siamo soggetti, in base all’articolo 6 paragrafo 1 lettera c) RGPD. Rientrano in questi obblighi di legge in particolare le dichiarazioni prescritte che dobbiamo inviare agli enti di previdenza sociale e alle autorità (tributarie), i controlli even-tualmente prescritti (p. es. contro le cosiddette “liste di sanzioni”) e l’adempimento degli obblighi di conservazione esistenti per determinate informa-zioni.

Trattiamo nella misura necessaria i Suoi dati, oltre che per l’esecuzione della procedura d’assunzione e l’adempimento degli obblighi di legge, anche per tutelare i nostri interessi legittimi o quelli di terzi, in base all’articolo 6 paragrafo 1 lettera f) RGPD. Rientrano nei nostri interessi legittimi, fra l’altro:

i processi usati in tutto il gruppo per la gestione interna dei dati delle candidature;
l’esercizio di diritti giuridici e la difesa in controversie legali;
l’impedimento e l’indagine di reati, come p. es. la cosiddetta “candidatura fraudolenta”;
la garanzia della sicurezza dei sistemi IT da noi impiegati;
l’ulteriore sviluppo, l’espansione e l’amministrazione dei sistemi IT da noi utilizzati, compreso l’esercizio sperimentale;
il controllo e l’ulteriore sviluppo della nostra attività commerciale, compreso il controllo dei rischi.

Nella misura in cui i dati della candidatura comprendono tipi specifici di dati personali (p. es. dati relativi alla salute, alla religione, all’origine razziale ed etnica), li trattiamo per le proprie candidature nella misura prevista dalla legge per le finalità degli obblighi che ci competono secondo il diritto del lavoro e il diritto della sicu-rezza sociale, in base all’articolo 9 paragrafo 2 lettera b) RGPD, per il resto per conto del rispettivo datore di lavoro di Freudenberg.

Nella misura in cui Le diamo nel corso della procedura d’assunzione la possibilità di rilasciare un consenso (p. es. in relazione a pool di candidati), trattiamo i dati personali compresi in quel consenso esclusivamente per le finalità indicate nello stesso. Questo avviene in base all’articolo 6 paragrafo 1 lettera a) RGPD. Nella misura in cui il consenso si riferisce al trattamento di tipi specifici di dati persona-li (p. es. dati relativi alla salute), il loro trattamento avviene in base all’articolo 9 paragrafo 2 lettera a) RGPD.

Si prega di notare quanto segue:

il rilascio di un consenso è sempre volontario e il rilascio o la sua successiva revoca non hanno conseguenze negative per l’esecuzione della procedura d’assunzione;
il mancato rilascio di un consenso o la sua successiva revoca possono invece avere delle conseguenze, se in quel caso non possiamo più eseguire determinate operazioni di trattamento dei dati, e La informeremo di tali conseguenze prima del rilascio del consenso;
un consenso rilasciato può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro, p. es. mediante una comunicazione a noi (o alla/e società di Freudenberg indicata/e nel consenso);
anche in caso di revoca del consenso possiamo avere il diritto di continuare il trattamento in questione, eventualmente in misura ridotta, in base a un permesso per legge.

E. Chi riceve i Suoi dati personali?

I Suoi dati personali vengono trattati per principio all’interno di Freudenberg. In misura dipendente dal tipo di dati personali, solo determinati reparti/unità organizzative avranno accesso ai Suoi dati personali. Ne fanno parte in particolare gli impiegati di Freudenberg addetti all’esecuzione delle procedure d’assunzione.

Inoltre trasferiamo i dati della Sua candidatura al/ai datore/i di lavoro di Freudenberg che deve/devono conoscerli per proseguire la procedura d’assunzione.

Grazie a uno schema che definisce i vari ruoli e le relative autorizzazioni, l’accesso ai dati all’interno della nostra impresa è limitato alle funzioni e all’ambito necessario per la rispettiva finalità del trattamento.

Inoltre possiamo trasferire i dati della candidatura anche ad altri terzi, esterni alla nostra impresa, nella misura consentita dalla legge. Rientrano in questi destinatari esterni, in particolare:

fornitori di servizi incaricati da noi in relazione alla procedura d’assunzione in base a contratti separati, quando tali servizi possono comprendere anche il trattamento di dati personali, nonché le loro ditte subappaltatrici, purché intervengano con il nostro consenso;
enti pubblici e non, nella misura in cui siamo obbligati a trasferire i Suoi dati personali a questi enti per obblighi di legge.

F. Vengono trasferiti dei dati personali a destinatari all’esterno dell’UE/del SEE?

Sì, a causa della struttura globale del gruppo Freudenberg può essere eventualmente necessario anche un trasferimento di dati personali a destinatari in paesi terzi. Sono paesi terzi i paesi che non appartengono all’Unione Europea o all’Accordo sullo Spazio economico europeo, in cui non si può presupporre senz’altro un livello di protezione dei dati paragonabile a quello nell’Unione Eu-ropea.

Prima di un tale trasferimento, però, verifichiamo sempre se è già ammesso in base a una norma di legge (p. es. in base all’articolo 49 RGPD). Prima di un tale tra-sferimento, fra l’altro, assicuriamo che nel paese terzo in questione o presso il destinatario nel paese terzo sia garantito il livello di protezione dei dati necessario e adeguato. Questo può risultare in particolare da una decisione di adeguatezza della Commissione europea, con cui viene accertato un livello adeguato di protezione dei dati in un dato paese terzo. In alternativa possiamo basare il trasferimento dei dati anche sulle clausole contrattuali tipo dell’UE concordate con un destinatario.

Su richiesta, metteremo volentieri a disposizione ulteriori informazioni sulle garanzie adatte e adeguate per il rispetto di un livello appropriato di protezione dei dati.

G. Durata della conservazione

In linea di massima conserviamo i Suoi dati personali finché abbiamo un legittimo interesse a conservarli e non prevalgono i Suoi interessi a non continuare la conservazione.

Normalmente i dati della candidatura vengono conservati almeno fino alla fine della procedura d’assunzione. Se la candidatura viene respinta, i dati verranno inoltre conservati per un periodo di sei mesi dopo la ricezione della lettera di rifiu-to o dopo il periodo corrispondente prescritto nel Paese del rispettivo datore di la-voro di Freudenberg.

Alla stipula di un contratto di lavoro metteremo a disposizione una dichiarazione separata sulla privacy degli impiegati, nella misura in cui è necessaria secondo il diritto applicabile per il rispettivo datore di lavoro di Freudenberg.

H. I Suoi diritti

Come persona interessata ha diritto:

a informazioni sui dati personali conservati che La riguardano, articolo 15 RGPD;
alla rettifica di dati personali inesatti o incompleti, articolo 16 RGPD;
alla cancellazione di dati personali, articolo 17 RGPD;
alla limitazione del trattamento, articolo 18 RGPD;
alla portabilità dei dati, articolo 20 RGPD;
e all’opposizione al trattamento di dati personali che La riguardano, articolo 21 RGPD.

Può rivolgersi a noi in qualsiasi momento per esercitare questi diritti, p. es. tramite una delle vie di contatto indicate all’inizio della presente informativa sulla pri-vacy.

In caso di domande sul trattamento dei Suoi dati può anche rivolgersi al nostro responsabile della protezione dei dati.

Inoltre ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo competente per la protezione dei dati, articolo 77 RGPD.

I. A chi posso rivolgermi se ho delle domande?

Se ha delle domande sui Suoi diritti, il modo più veloce per contattarci è tramite dataprotection-support@freudenberg.com.

I dati di contatto della società Freudenberg & Co. KG si trovano all’inizio della presente dichiarazione sulla privacy.

I dati di contatto del/i rispettivo/i datore/i di lavoro di Freudenberg verranno messi a disposizione nel corso della procedura d’assunzione.