Søknadsprosess hos Freudenberg

Foretaksgruppen Freudenberg gleder seg over ditt besøk på vår jobbportal og over din interesse for foretakene i Freudenberggruppen.

I denne personvernerklæringen gir vi deg de opplysningene som er foreskrevet ved lov om behandlingen av dine personrelaterte data og om dine rettigheter på grunnlag av de gjeldende personvernrettslige forskriftene – særlig EU personvernforordning og den tyske føderale datavernloven (“BDSG”).

Denne personvernerklæringen gjelder behandlingen av personrelaterte data med hensyn til søknadsprosessen, både for eksterne søknader og for søknader fra ansatte som allerede arbeider hos et Freudenberg-selskap (“interne søknader”).

A. Hvem er ansvarlig for behandlingen av personrelaterte data?

Datavernrettslig ansvarlig for behandlingen av dine personrelaterte data er Freudenberg & Co. KG, som er ansvarlig for den sentrale søknadsbehandlingen for alle selskapene i Freudenberggruppen, og i denne sammenheng behandler alle de søknadene som kommer inn over de søknadskanalene som Freudenberggruppen stiller sentralt til disposisjon.

Du kan ta kontakt med Freudenberg & Co. KG (“Freudenberg”) med post (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Tyskland) eller med epost (info@freudenberg.com).

Når det i disse opplysningene om personvern er snakk om „vi“ eller „oss“, gjelder dette for det respektive forannevnte selskapet.

Du kan ta kontakt med Freudenbergs datavernombud på denne måten: active-Mind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. Datavernombud Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Tyskland, epost dataprotection-support@freudenberg.com.

I tillegg til Freudenberg deltar også andre selskaper fra Freudenberggruppen i det videre forløpet av søknadsprosessen. Det dreier seg her fremfor alt om det selskapet som har utlyst en ledig stilling, der du først søker en stilling, eller som har en ledig stilling som passer til din søknad (“Freudenberg-arbeidsgiver”). Du finner flere opplysninger om dette i avsnitt E. nedenfor.

B. Hvilke personrelaterte data blir behandlet for søknadsprosessen?

For å kunne behandle din søknad, må vi behandle personrelaterte data. Det dreier seg da regelmessig om såkalte stam- og forløpsdata, som vi samlet kaller søknadsdata.

• Med stamdata forstår vi grunnleggende data om din person og den søknadsprosessen som gjennomføres, særlig
  • alle opplysninger som du gir oss i løpet av søknadsprosessen, hhv. som vi ber deg om (f.eks. navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, fødsels¬dato, sivilstand, statsborgerskap, trossamfunn, utdannelse, språkkunn¬skaper, tidligere ansettelser hos andre arbeidsgivere, referansekontakter); og
  • de data som vi innsamler i sammenheng med din mulige ansettelse hos oss (som særlig opplysninger om mulig stilling, mulig organisatorisk medvirkning i vårt foretak, mulig varighet for innsatsen og foreslått lønn).

• Med forløpsdata forstår vi de personrelaterte data som oppstår i løpet av din søknadsprosess, og som går ut over bare en ren endring av dine stamdata, særlig

• opplysninger om de søknadssamtalene som ble ført med deg (særlig dato, sted, deltakere);
• opplysninger om eventuelle ytelser fra oss, som for eksempel refundering av reisekostnader;
• opplysninger som du stiller til disposisjon for oss i løpet av søknadsprosessen – enten aktivt eller på forespørsel fra oss – og som går ut over de stamdata som er nevnt ovenfor. Dette gjelder særlig opplysninger om vederlag/honorar i forbindelse med tidligere ansettelser hos andre arbeidsgivere;
• andre personrelaterte data om deg eller ev. om andre, som vi har fått av deg i løpet av søknadsprosessen. Personrelaterte data om andre omfatter for eksempel navn, alder og relasjon til personer som muligens ledsager deg ved en virksomhet for oss i utlandet.

Søknadsdata omfatter også uttrykkelig spesielle typer personrelaterte data, særlig opplysninger om ditt statsborgerskap, din helse (f.eks. et sykdomsrelatert avbud til en søknadssamtale), eventuelt angitt medlemskap i en fagforening, din religion eller om en eventuell funksjonshemming.

Interne søknader: Hvis du som ansatt i et selskap i Freudenberggruppen søker om en stilling innenfor Freudenberggruppen, og du sender oss din søknad over det systemet som stilles til disposisjon for dette (aktuelt Workday), kan du ev. gi oss supplerende opplysninger over dette systemet.

De forannevnte personrelaterte data mottar vi som regel direkte fra deg. I bestemte tilfeller kan søknadsdata også omfatte slike personrelaterte data som vi innsamler fra andre, idet vi følger de respektive gjeldende lovforskriftene (som regel på ditt initiativ, etter dine tidligere opplysninger eller ev. med ditt samtykke); som for eksempel opplysninger som vi mottar fra din(e) tidligere arbeidsgiver(e), lære¬stillinger eller såkalte referansekontakter.

Interne søknader: Ved interne søknader kan vi gi deg mulighet til å oppgi hvordan vi kan ta kontakt med personer hos din tidligere Freudenberg-arbeidsgiver, f. eks ved at du oppgir slike referansekontakter. I dette tilfellet går også opplysningene fra disse kontaktpersonene inn i dine stam-/forløpsdata.

Vær oppmerksom på at omfanget av søknadsdata kan variere alt etter hvilken stilling du søker: Forskjellige Freudenberg-arbeidsgivere kan være forpliktet til å overholde ulike (arbeids-)rettslige krav; dette kan ha innflytelse på type og omfang av behand¬lingen av personrelaterte data i søknadsprosessen. Av denne grunn kan supplerende opplysninger om behandlingen av personrelaterte data stilles til disposisjon for deg under søknadsprosessen, både fra oss og fra den respektive Freudenberg-arbeidsgiveren.

C. Er du forpliktet til å stille personrelaterte data til disposisjon?

For gjennomføring av søknadsprosessen og slutning av en arbeidsavtale mellom deg og oss som ev. resulterer fra dette, er det nødvendig å stille søknadsdata til disposisjon.

Hvis dette ikke er tilfelle når det gjelder enkelte data, vil vi gjøre deg uttrykkelig oppmerksom på dette når de respektive data innsamles.

Uten søknadsdata kan vi ikke gjennomføre søknadsprosessen med deg, og dermed heller ikke slutte noen arbeidsavtale med deg.

Når vi ut over dette innsamler personrelaterte data hos deg, skjer også dette som regel bare når dette er foreskrevet ved lov eller etter avtale, eller det er nødvendig for å kunne gjennomføre søknadsprosessen. Vi informerer deg – f.eks. ved å merke enkelte data det spørres om – når denne opplysningen er frivillig.

Hvis du sender oss supplerende opplysninger, uten at vi har bedt om dem, og uten at disse data er nødvendige for søknadsprosessen, vil vi ikke bruke disse opplysningene for søknadsprosessen, men vi må likevel lagre disse data av tekniske grunner og for bevisformål.

D. På hvilket rettslig grunnlag blir dine personrelaterte data behandlet?

Vår behandling av dine søknadsdata skjer for egne søknader om stillinger hos Freudenberg på grunnlag av personvernforordningens artikkel 6, 1. ledd lit. b), for øvrig etter oppdrag fra den respektive Freudenberg-arbeidsgiveren, som behandler søknadsdata på grunnlag av personvernforordningens artikkel 6, 1. ledd lit. b) eller et sammenlignbart rettsgrunnlag etter den anvendelige retten i land utenfor EU/EØS, og det på grunnlag av personvernforordningens artikkel 6, 1. ledd lit. f) for å ivareta Freudenberggruppens berettigede interesse av en effektiv gruppeomfattende søknads¬prosess.

Vi behandler søknadsdata også for å oppfylle rettslige forpliktelser som vi er under¬gitt; dette skjer på grunnlag av personvernforordningens artikkel 6, 1. ledd, lit. c). Disse rettslige forpliktelsene omfatter særlig meldingene til trygdevesenet og skatte(myndigheter) som vi er forpliktet til, eventuelle pålagte kontroller (f.eks. opp mot såkalte “sanksjonslister”) og oppfyllelse av gjeldende oppbevaringsplikter for bestemte opplysninger.

I den utstrekning det er nødvendig, behandler vi dine data ut over gjennomføring av søknadsprosessen og oppfyllelse av rettslige forpliktelser også for å ivareta våre eller andres berettigede interesser; dette skjer på grunnlag av personvernforordningens artikkel 6, 1. ledd, lit. f). Våre berettigede interesser er f.eks.

• Konsernomfattende prosesser for intern forvaltning av søknadsdata;
• Gjøre gjeldende rettslige krav og forsvar ved rettslige tvister;
• Forhindring og oppklaring av straffbare forhold som f.eks. såkalt “søknadssvindel”;
• Garantere sikkerheten ved de IT-systemene som vi bruker;
• Videre utvikling, utvidelse og administrasjon av de IT-systemene som vi bruker, inklusive testdrift;
• Styring og videre utvikling av vår forretningsvirksomhet inklusive risikostyring.

I den utstrekning søknadsdataene inneholder spesielle typer personrelaterte data (som f.eks. helseskader, religionsdata og data om din rasemessige og etniske opprinnelse), behandler vi disse for egne søknader i lovlig omfang, for å oppfylle våre pålagte plikter fra arbeidsretten og retten om sosial sikkerhet; dette skjer på grunnlag av personvernforordningens artikkel 9, 2. ledd, lit. b; for øvrig etter oppdrag fra den respektive Freudenberg-arbeidsgiveren.

Når vi i løpet av søknadsprosessen gir deg mulighet for å gi ditt samtykke (f.eks. i sammenheng med søkerpool), behandler vi de personrelaterte data som er omfattet av samtykket utelukkende for de formål som er nevnt i samtykket. Dette skjer på grunnlag av personvernforordningens artikkel 6, 1. ledd, lit. a). Når samtykket gjelder behandling av spesielle typer personrelaterte data (som for eksempel helsedata), skjer behandlingen på grunnlag av personvernforordningens artikkel 9, 2 ledd, lit. a).

Vær oppmerksom på dette:

• Det å gi sitt samtykke er alltid frivillig og hverken det å gi eller senere tilbake-kalle et samtykke har noen negative følger for gjennomføringen av søknads-prosessen;
• Det å ikke gi sitt samtykke eller å tilbakekalle det senere likevel, kan være forbundet med følger, hvis vi da ikke lenger kan gjennomføre visse prosedyrer i databehandlingen; vi skal informere deg om disse følgene før du gir ditt samtykke, og
• At du når som helst kan tilbakekalle et gitt samtykke med virkning for fremtiden, f.eks. med en melding til oss (eller til det/de Freudenberg-selskap/ene som er nevnt i samtykket);
• Også når samtykket blir tilbakekalt, kan vi være berettiget til å fortsette den respektive behandlingen – ev. i redusert omfang – på grunnlag av en lovmessig tillatelse.

E. Hvem mottar dine personrelaterte data?

Dine personrelaterte data blir prinsipielt behandlet innenfor Freudenberg. Avhengig av type personrelaterte data har kun bestemte avdelinger/organisasjonsenheter tilgang til dine personrelaterte data. Dette omfatter særlig de ansatte som er beskjef¬tiget med gjennomføring av søknadsprosesser hos Freudenberg.

Vi formidler dine søknadsdata dessuten til den/de Freudenberg-arbeidsgiver/e som må ha kjennskap til søknadsdataene for å gjennomføre den videre søknadsprosessen.

Med et rolle- og rettighetskonsept er tilgangen innenfor vårt foretak begrenset til de funksjonene og det omfanget som er nødvendig for det respektive formålet med behandlingen.

Dessuten kan vi i lovlig omfang også overføre søknadsdata til andre utenfor vårt foretak. Disse eksterne mottakerne er særlig

• Tjenesteytere, som i sammenheng med søknadsprosessen har oppdrag fra oss, og som på et spesielt avtalemessig grunnlag erlegger ytelser som også kan omfatte behandling av personrelaterte data, og våre tjenesteyteres underkontraktører som med vårt samtykke er involvert, og
• Ikke-offentlige og offentlige steder, når vi på grunn av rettslige forpliktelser er forpliktet til å overføre dine personrelaterte data.

F. Blir personrelaterte data overført til mottakere utenfor EU/EØS?

Ja, på grunn av Freudenberggruppens globale struktur er det eventuelt nødvendig å overføre personrelaterte data til mottakere i såkalte “tredje land”. “Tredje land” er land utenfor Den europeiske unionen eller konvensjonen om Det europeiske økono¬miske samarbeidsområdet, der man ikke uten videre kan gå ut fra et personvernnivå som kan sammenlignes med nivået i Den europeiske unionen.

Imidlertid kontrollerer vi før en slik overføring alltid om dette allerede er tillatt etter en lov eller forskrift (f.eks. på grunnlag av personvernforordningens artikkel 49). For øvrig sikrer vi før en slik overføring at det nødvendige rimelige personvernnivået er garantert i det respektive tredje landet eller hos mottakeren i dette landet. Dette kan særlig fremgå av en såkalt “rimelighetskjennelse” fra Den europeiske kommisjonen, som fastslår et samlet, rimelig personvernnivå for et bestemt tredje land. Alternativt kan vi også støtte dataoverføringen på de såkalte “EU standard avtalebestemmelser” som er avtalt med en mottaker.

På forespørsel gir vi deg gjerne flere opplysninger om egnede og rimelige garantier for at et rimelig personvernnivå overholdes.

G. Lagringstid

Vi lagrer dine personrelaterte data prinsipielt så lenge vi har en berettiget interesse for denne lagringen, og dine interesser for at denne lagringen ikke fortsettes ikke veier tyngre.

Som regel blir dine søknadsdata lagret minst til søknadsprosessen er avsluttet. Hvis søknaden avslås, blir dataene ut over dette lagret over et tidsrom på seks måneder, eller i samsvar med de fastsatte fristene i landet til den respektive Freudenberg-arbeidsgiveren etter mottak av avslaget.

Ved slutning av en arbeidsavtale stiller vi en egen personvernerklæring for ansatte til disposisjon for deg, når og i den utstrekning dette er nødvendig etter den retten som skal anvendes for den respektive Freudenberg-arbeidsgiveren.

H. Dine rettigheter

Som berørt person har du rett til

• ­Opplysninger om de personrelaterte data som er lagret om deg, personvern-forordningens artikkel 15;
• ­Rettelse av uriktige eller ufullstendige data, personvernforordningens artikkel 16;
• ­Sletting av personrelaterte data, personvernforordningens artikkel 17;
• ­Innskrenkning av behandlingen, personvernforordningens artikkel 18;
• ­Dataoverførbarhet, personvernforordningens artikkel 20, og
• ­­Innsigelse mot behandlingen av dine personrelaterte data, personvern-forordningens artikkel 21.

For å utøve disse rettighetene kan du når som helst – f.eks. med en av de kontaktmåtene som er angitt i begynnelsen av denne personvernopplysningen – henvende deg til oss.

Ved spørsmål om behandlingen av dine data kan du også henvende deg til vårt data¬vernombud.

Du har også rett til å innlevere klage til en kompetent tilsynsmyndighet for datavern, personvernforordningens artikkel 77.

I. Hvor kan jeg henvende meg ved spørsmål?

Ved spørsmål om dine rettigheter når du oss raskest over dataprotection-support@freudenberg.com.

Kontaktdata for Freudenberg & Co. KG finnes i begynnelsen av denne personvernerklæringen.

Kontaktdata for den respektive Freudenberg-arbeidsgiveren stiller vi til disposisjon i løpet av søknadsprosessen.