Sollicitatieprocedure bij Freudenberg

Het Freudenberg-concern stelt uw bezoek aan ons Job Portal en uw belangstelling voor de onderneming van de Freudenberg Group op prijs.

In deze privacyverklaring verstrekken wij u de wettelijk vereiste informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens en over uw rechten op basis van de geldende bepalingen op het gebied van de gegevensbescherming - in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (“AVG”) en de Duitse wet op de gegevensbescherming (Bundesdatenschutzgesetz (“BDSG”).

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de sollicitatieprocedure. Het betreft hier zowel externe sollicitaties als sollicitaties van werknemers die reeds in dienst zijn bij een bedrijf van Freudenberg (“interne sollicitaties”).

A. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens is de Freudenberg & Co. KG, die verantwoording draagt voor het centrale beheer van kandidaten voor alle bedrijven van de Freudenberg Group en in dit kader alle sollicitaties be-handelt die worden ontvangen via de sollicitatiekanalen die door de Freudenberg Group centraal ter beschikking worden gesteld.

U bereikt de Freudenberg & Co. KG (“Freudenberg”) per post (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Deutschland) of per e-mail (info@freudenberg.com).

Voor zover in deze informatie over gegevensbescherming sprake is van “wij” of “ons” wordt daarmee steeds het voornoemde bedrijf bedoeld.

De functionaris voor gegevensbescherming van Freudenberg kunt u als volgt bereiken: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. – Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Duitsland, e-mail datapro-tection-support@freudenberg.com.

Naast Freudenberg zijn ook andere bedrijven van de Freudenberg Group bij de sollicitatieprocedure betrokken. Het gaat dan met name om dat bedrijf dat een vacature heeft, waarbij u open solliciteert, of dat een vacature heeft die aansluit bij uw sollicitatie (“Freudenberg-werkgever”). Voor meer informatie, zie de paragraaf E. hieronder.

B. Welke persoonsgegevens worden verwerkt voor de sollicitatieprocedure?

Om uw sollicitatie te kunnen behandelen, moeten wij persoonsgegevens verwerken. Daarbij gaat het veelal om zogeheten stam- en historische gegevens, die wij gezamenlijk aanduiden als sollicitatiegegevens.

• Onder stamgegevens verstaan wij de belangrijkste informatie over u en de gevolgde sollicitatieprocedure, in het bijzonder

• alle informatie die u ons tijdens de sollicitatieprocedure verstrekt of om die wij u vragen (bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, geloofsovertuiging, opleiding, talenkennis, eerdere dienstbetrekkingen bij andere werkgevers, referenten); alsook

• die gegevens die wij verzamelen in verband met uw eventuele tewerkstelling bij ons (zoals in het bijzonder gegevens over uw eventuele functie, de eventuele organisatorische integratie in onze onderneming, de eventuele duur van de tewerkstelling en het voorgestelde salaris).

• Onder historische gegevens verstaan wij persoonsgegevens die worden verzameld in de loop van uw sollicitatieprocedure en die verder gaan dan een wijziging in uw stamgegevens alleen, met name

• informatie over de gesprekken die met u zijn gevoerd (in het bijzonder datum, plaats, deelnemers);
• informatie over eventueel door ons geboden secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals bijv. vergoeding van reiskosten;
• informatie die u ons in de loop van uw sollicitatieprocedure - zij het actief of in antwoord op een verzoek om informatie van ons - verstrekt en die verder gaat dan de hierboven vermelde stamgegevens. Het gaat hierbij in het bijzonder om informatie over de beloning/honorering in het kader van eerdere dienstbetrekkingen bij andere werkgevers;
• andere persoonsgegevens van u of, in voorkomende gevallen, van derden die wij in de loop van de sollicitatieprocedure van u ontvangen. Persoonsgegevens van derden zijn bijvoorbeeld naam, leeftijd en aard van de relatie met personen die u kunnen vergezellen, terwijl u voor ons in het buitenland werkzaam bent.

Er wordt met nadruk op gewezen dat ook bijzondere soorten persoonsgegevens deel uitmaken van de sollicitatiegegevens. Het betreft hier met name informatie over uw nationaliteit, uw gezondheid (bv. afgelasting van een sollicitatiegesprek wegens ziekte), een eventueel door u opgegeven vakbondslidmaatschap, uw godsdienst of mogelijke handicap.

Interne sollicitaties: solliciteert u als werknemer van een bedrijf van de Freudenberg Group naar een functie binnen de Freudenberg Group en dient u uw sollicitatie bij ons in via het daarvoor bestemde systeem (momenteel Workday), kunt u ons via dat systeem indien nodig aanvullende informatie verstrekken.

Die bovengenoemde persoonsgegevens ontvangen wij gewoonlijk rechtstreeks van u. In bepaalde gevallen kunnen de sollicitatiegegevens ook zulke persoonsgegevens omvatten die wij met inachtneming van de toepasselijke wettelijke bepalingen bij derden verzamelen (meestal op uw initiatief, na u vooraf te hebben geinformeerd of, zo nodig, met uw inwilliging of toestemming); zoals informatie die wij ontvangen van uw vorige werkgever(s), opleidingsplaatsen of zogenoemde referenten.

Interne sollicitaties: bij interne sollicitaties kunnen wij u in de gelegenheid stellen het ons mogelijk te maken om contact op te nemen met personen bij uw vorige Freudenberg-werkgever, bijvoorbeeld doordat u dergelijke referenten verstrekt. In dat geval wordt de van deze contacten ontvangen informatie ook in uw stam-/ historische gegevens opgenomen.

Let wel, de hoeveelheid sollicitatiegegevens kan verschillen naargelang van de functie waarnaar u solliciteert: sommige Freudenberg-werkgevers kunnen verplicht zijn tot de naleving van andere (arbeids-)wettelijke vereisten; dit kan gevolgen hebben voor de aard en de reikwijdte van de verwerking van persoonsgegevens in sollicitatieprocedures. Om die reden kunt u zowel van ons als van de respectieve Freudenberg-werkgever tijdens de sollicitatieprocedure aanvullende informatie ontvangen over de verwerking van persoonsgegevens.

C. Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken?

Het verstrekken van de sollicitatiegegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de sollicitatieprocedure en de daaruit eventueel voortvloeiende totstandkoming van een arbeidsovereenkomst tussen u en ons.

Mocht dit voor sommige gegevens niet gelden, zullen wij u daar uitdrukkelijk op wijzen bij het verzamelen van de betreffende gegevens.

Als ons de sollicitatiegegevens niet verstrekt worden, kunnen wij de sollicitatie-procedure met u niet doorlopen en dus ook geen arbeidsovereenkomst met u sluiten.

Als wij ook persoonsgegevens van u verzamelen, gebeurt ook dit in de regel alleen als de verstrekking van deze informatie wettelijk of contractueel verplicht of noodzakelijk is in het belang van de sollicitatieprocedure. Als de verstrekking van sommige gegevens vrijwillig is, informeren wij u dienaangaande. Bijv. door deze gegevens kenbaar te maken.

Doet u ons ongevraagd aanvullende informatie toekomen en is deze informatie niet noodzakelijk voor de sollicitatieprocedure dan zullen wij deze informatie ook niet ten behoeve van de sollicitatieprocedure gebruiken; evenwel moeten wij deze informatie om technische redenen en voor controledoeleinden samen met uw andere sollicitatiegegevens opslaan.

D. Op welke rechtsgrondslag worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Wij verwerken uw sollicitatiegegevens voor eigen sollicitaties naar functies bij Freudenberg op basis van artikel 6, lid 1, onder b), AVG, voor het overige op last van de respectieve Freudenberg-werkgever die sollicitatiegegevens verwerkt op ba-sis van artikel 6, lid 1, onder b), AVG, of een vergelijkbare rechtsgrondslag volgens het toepasselijke recht in landen buiten de EU/EER, te weten op basis van artikel 6, lid 1, onder f), AVG, om het rechtmatige belang van de Freudenberg Group bij een efficiënte sollicitatieprocedure voor de hele groep te waarborgen.

Wij verwerken sollicitatiegegevens ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn; dit gebeurt op basis van artikel 6, lid 1, onder c), AVG. Deze wettelijke verplichtingen omvatten met name de voor ons voorge-schreven kennisgevingen aan socialezekerheidsorganen en (belasting-)autoriteiten, de eventueel voor ons voorgeschreven audits (bijvoorbeeld aan de hand van zogeheten “sanctielijsten”) en het nakomen van bestaande verplichtin-gen voor het bewaren van bepaalde informatie.

Voor zover noodzakelijk verwerken wij uw gegevens behalve voor de uitvoering van de sollicitatieprocedure en ter vervulling van wettelijke verplichtingen ook voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de belangen van der-den; dit gebeurt op grond van artikel 6, lid 1, onder f), AVG. Tot onze gerechtvaardigde belangen behoren bijvoorbeeld

• processen van het gehele concern voor het interne beheer van sollicitatiegege-vens;
• het instellen van rechtsvorderingen en het voeren van verweer in juridische geschillen;
• het voorkomen en onderzoeken van strafbare feiten zoals bijvoorbeeld zgn. “sollicitatiefraude”;
• het waarborgen van de veiligheid van de door ons gebruikte IT-systemen;
• de verdere ontwikkeling, uitbreiding en administratie van de door ons gebruik-te IT-systemen, met inbegrip van het uitvoeren van tests;
• De aansturing en verdere ontwikkeling van onze bedrijfsuitoefening, met inbegrip van risicobeheer.

Voor zover de sollicitatiegegevens bijzondere soorten persoonsgegevens bevatten (zoals gegevens over gezondheid, godsdienst, en gegevens waaruit uw ras of en etnische afkomst blijkt), verwerken wij deze voor onze eigen sollicitaties ten be-hoeve van de verplichtingen die op ons rusten uit hoofde van het arbeidsrecht en het socialezekerheidsrecht, voor zover dit bij wet is bepaald; dit gebeurt op basis van artikel 9, lid 2, onder b), AVG; voor het overige op last van de respectieve Freudenberg-werkgever.

Voor zover wij u in de loop van de sollicitatieprocedure de mogelijkheid bieden toestemming te verlenen (bijv. in verband met een sollicitanten-pool), verwerken wij de persoonsgegevens waarop de toestemming betrekking heeft uitsluitend voor de doeleinden die in de toestemming worden vermeld. Dit gebeurt op grond van artikel 6, lid 1, onder a), AVG. Wanneer de toestemming betrekking heeft op de verwerking van bijzondere soorten persoonsgegevens (zoals gegevens die de gezondheid betreffen), is de verwerking gebaseerd op artikel 9, lid 2, onder a), AVG.

Er zij op gewezen dat

• het verlenen van toestemming altijd vrijwillig is en dat noch het verlenen noch het later intrekken van toestemming negatieve gevolgen heeft voor de uitvoering van uw sollicitatieprocedure;
• dat het niet verlenen van toestemming of het later intrekken daarvan niettemin gevolgen kan hebben als wij dan niet langer in staat zullen zijn bepaalde gegevensverwerkingen uit te voeren; wij zullen u over deze gevolgen informe-ren voordat u toestemming verleent, en
• ­dat u een gegeven toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst kunt intrekken, bijvoorbeeld door ons (of in de toestemming genoemde Freudenberg bedrij(f)(ven) daarvan in kennis te stellen;
• dat wij ook in geval van intrekking van de toestemming gerechtigd kunnen zijn de verwerking in kwestie - in voorkomend geval in beperkte mate - voort te zetten op grond van een wettelijke toestemming.

E. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

In principe worden uw persoonsgegevens binnen Freudenberg verwerkt. Naar gelang het soort persoonsgegevens hebben alleen bepaalde afdelingen/organisatieeenheden toegang tot uw persoonsgegevens. Het gaat hier met name om de werk-nemers bij Freudenberg die zich bezighouden met de uitvoering van de sollicitatieprocedure.

Wij geven uw sollicitatiegegevens ook door aan de Freudenberg-werkgever(s) die van de sollicitatiegegevens op de hoogte moet(en) zijn om de verdere sollicitatie-procedure uit te voeren.

Door middel van een concept van rollen en autorisatie wordt de toegang binnen ons bedrijf beperkt tot die functies en reikwijdte die vereist zijn voor het respectieve doel van de verwerking.

Daarnaast kunnen wij ook sollicitatiegegevens doorgeven aan andere derden buiten ons bedrijf, voor zover de wet dat toestaat. Tot deze externe ontvangers behoren in het bijzonder

• dienstverleners die wij belast hebben in het kader van de sollicitatieprocedure, die op een aparte contractuele basis voor ons diensten verrichten die ook de verwerking van persoonsgegevens kunnen inhouden, alsmede de onderaan-nemers van onze dienstverleners die met onze toestemming in dienst zijn genomen, alsmede
• particuliere partijen en overheidsinstanties, voor zover wij op grond van wette-lijke verplichtingen verplicht zijn uw persoonsgegevens door te geven.

F. Worden persoonsgegevens doorgegeven aan ontvangers buiten de EU/EER?

Ja, op grond van de wereldwijde structuur van de Freudenberg Group kan het ook noodzakelijk zijn om persoonsgegevens door te geven aan ontvangers in zogenaamde “derde landen”. “Derde landen” zijn landen buiten de Europese Unie of de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte waar niet zonder meer kan worden uitgegaan van een niveau van gegevensbescherming dat vergelijkbaar is met dat in de Europese Unie.

Voordat een dergelijke doorgifte plaatsvindt, controleren wij evenwel altijd of deze al is toegestaan op basis van een wettelijke bepaling (bijv. op basis van artikel 49, AVG). Wij verzekeren ons er voorafgaande aan een dergelijke doorgifte van dat het vereiste adequate niveau van gegevensbescherming in het betrokken derde land of bij de ontvanger in het derde land gewaarborgd is. Dit kan in het bijzonder blijken uit een zogeheten “adequaatheidsbesluit” van de Europese Commissie, waarin een passend niveau van gegevensbescherming voor een bepaald derde land als geheel wordt vastgesteld. Alternatief kunnen wij de gegevensoverdracht ook baseren op de zogeheten “standaardcontractbepalingen van de EU” die met een ontvanger zijn overeengekomen.

Op verzoek verstrekken wij u graag nadere informatie over de passende en toereikende garanties om een adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen.

G. Bewaartermijn

In principe bewaren wij uw persoonsgegevens zolang wij een gerechtvaardigd belang hebben bij deze bewaring en uw belang bij het niet voortzetten van de bewaring niet zwaarder weegt.

In de regel worden uw sollicitatiegegevens ten minste tot het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. In geval van afwijzing zullen de gegevens bovendien worden bewaard gedurende een periode van zes maanden of overeenkomstig de voorgeschreven termijnen in het land van de respectieve Freudenberg-werkgever na het doen toekomen van de afwijzingsbrief.

Wanneer met u een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan, verstrekken wij u een afzonderlijk privacybeleid voor werknemers, indien en voor zover dit wettelijke voorschrift is voor de respectieve Freudenberg-werkgever.

H. Uw rechten

­Als betrokkene heeft u het recht

• ­­­­op informatie over de persoonsgegevens die op u betrekking hebben, artikel 15, AVG;
• ­­­­­­­­­op rectificatie van onnauwkeurige of onvolledige gegevens, artikel 16, AVG;
• ­­op verwijdering van persoonsgegevens, artikel 17, AVG;
• ­op beperking van de verwerking, artikel 18, AVG;
• ­­­­­op gegevensoverdraagbaarheid, artikel 20, AVG, en
• ­­­op het maken van bezwaar tegen de verwerking van de u betreffende persoonsgegevens, artikel 21, AVG.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen - bv. via één van de kanalen om contact op te nemen die aan het begin van deze informatie over gegevensbescherming zijn aangegeven.

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, kunt u ook contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, artikel 77, AVG.

I. Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb?

Als u vragen hebt over uw rechten, kunt u ons het snelst bereiken via dataprotection-support@freudenberg.com.

De contactgegevens van de Freudenberg & Co. KG kunt u vinden aan het begin van dit privacybeleid.

De contactgegevens van de respectieve Freudenberg-werkgever(s) krijgt u van ons in de loop van de sollicitatieprocedure.