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Datenschutz

Bewerbungsverfahren bei Freudenberg

Die Unternehmensgruppe Freudenberg freut sich über Ihren Besuch auf unserem Jobportal sowie über Ihr Interesse an den Unternehmen der Freudenberg Gruppe.

In dieser Datenschutzerklärung geben wir Ihnen die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten aufgrund der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften – insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO”) und des Bundesdatenschutzgesetzes (“BDSG”).

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Bewerbungsverfahrens, und zwar sowohl für externe Bewerbungen als auch für Bewerbungen von Beschäftigten, die bereits bei einer Freudenberg-Gesellschaft beschäftigt sind (“interne Bewerbungen”).

A. Wer ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich?

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Freudenberg & Co. KG, die das zentrale Bewerbermanagement für alle Gesellschaften der Freudenberg-Gruppe verantwortet und in diesem Zusammenhang alle über die von der Freudenberg-Gruppe zentral zur Verfügung gestellten Bewerbungskanälen eingehenden Bewerbungen bearbeitet.

Die Freudenberg & Co. KG (“Freudenberg”) erreichen Sie per Post (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Deutschland) oder per E-Mail (info@freudenberg.com).

Soweit in dieser Datenschutzinformation von „wir“ oder „uns“ die Rede ist, bezieht sich dies jeweils auf die vorgenannte Gesellschaft.

Den Datenschutzbeauftragten von Freudenberg erreichen Sie wie folgt: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H.– Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Deutschland, E-Mail dataprotection-support@freudenberg.com.

Im weiterem Verlauf sind neben Freudenberg auch weitere Gesellschaften der Freudenberg-Gruppe in das Bewerbungsverfahren eingebunden. Hierbei handelt es sich vor allem um diejenige Gesellschaft, die eine freie Stelle ausgeschrieben hat, bei der Sie sich initiativ auf eine Stelle bewerben oder die eine auf Ihre Bewerbung passende freie Stelle hat (“Freudenberg-Arbeitgeber”). Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt E. unten.

B. Welche personenbezogenen Daten werden für das Bewerbungsverfahren verarbeitet?

Um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können, müssen wir personenbezogene Daten verarbeiten. Dabei handelt es sich regelmäßig um sogenannte Stamm- und Verlaufsdaten, die wir insgesamt als Bewerbungsdaten bezeichnen.

  • Unter Stammdaten verstehen wir grundlegende Daten zu Ihrer Person und dem durchgeführten Bewerbungsverfahren, insbesondere
    • sämtliche Informationen, die Sie uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens mitteilen bzw. die wir von Ihnen erfragen (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Konfession, Ausbildung, Sprachkenntnisse, Vorbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern, Referenzkontakte); sowie
    • diejenigen Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrer möglichen Einstellung bei uns erfassen (wie insbesondere Angaben zu Ihrer möglichen Position, der möglichen organisatorischen Einbindung in unser Unternehmen, die mögliche Dauer des Einsatzes und das vorgeschlagene Gehalt).

  • Unter Verlaufsdaten verstehen wir diejenigen personenbezogenen Daten, die im Laufe Ihres Bewerbungsverfahrens anfallen und die über eine bloße Änderung Ihrer Stammdaten hinausgehen, insbesondere

  • Informationen über die mit Ihnen geführten Bewerbungsgespräche (insb. Datum, Ort, Teilnehmer);
  • Informationen über ggf. von uns erbrachte Leistungen, wie etwa Erstattung von Fahrtkosten;
  • Informationen, die Sie uns im Laufe Ihres Bewerbungsverfahrens – entweder aktiv oder auf eine Anfrage von uns – zur Verfügung stellen, und die über die vorstehend genannten Stammdaten hinausgehen. Dies betrifft insbesondere Angaben zur Vergütung/zum Honorar im Rahmen von Vorbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern;
  • weitere personenbezogene Daten von Ihnen oder ggf. von Dritten, die wir im Laufe des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Unter die personenbezogenen Daten Dritter Darunter fallen zum Beispiel Name, Alter und Beziehung von Personen, die Sie möglicherweise während einer Tätigkeit für uns im Ausland begleiten werden.

Zu den Bewerbungsdaten gehören ausdrücklich auch besondere Arten personenbezogener Daten, insbesondere Angaben mit Bezug zu Ihre Staatsangehörigkeit, Ihre Gesundheit (z.B. eine krankheitsbedingte Absage eines Bewerbungsgesprächs), eventuell angegebene Gewerkschaftszugehörigkeiten, Ihre Religion oder zu einer etwaigen Behinderung.

Interne Bewerbungen: Wenn Sie sich als Beschäftigte/r einer Gesellschaft der Freudenberg-Gruppe auf eine Stelle innerhalb der Freudenberg-Gruppe bewerben und Ihre Bewerbung über das hierzu zur Verfügung gestellte System (aktuell Workday) an uns übermitteln, können Sie uns über das System ggf. ergänzende Informationen zur Verfügung stellen.

Die vorgenannten personenbezogenen Daten erhalten wir in der Regel von Ihnen direkt. In bestimmten Fällen können zu den Bewerbungsdaten auch solche personenbezogenen Daten gehören, die wir unter Beachtung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften (in der Regel auf Ihre Initiative hin, nach Ihrer vorherigen Information oder ggf. mit Ihrer Einwilligung oder Zustimmung) bei Dritten erheben; wie etwa Informationen, die wir von Ihren/Ihrem vorherigen Arbeitgeber(n), Ausbildungsstellen oder sog. Referenzkontakten erhalten.

Interne Bewerbungen: Wir können Ihnen bei internen Bewerbungen die Möglichkeit geben, uns die Kontaktaufnahme zu Ansprechpartnern bei Ihrem bisherigen Freudenberg-Arbeitgeber zu ermöglichen, z.B. indem Sie derartige Referenzkontakte angeben. In diesem Fall fließen auch die von diesen Ansprechpartnern erhaltenen Informationen in Ihre Stamm-/Verlaufsdaten ein.

Bitte beachten Sie, dass der Umfang der Bewerbungsdaten variieren kann, je nachdem, auf welche Stelle Sie sich bewerben: Verschiedene Freudenberg-Arbeitgeber können zur Einhaltung unterschiedlicher (arbeits-)rechtlicher Anforderungen verpflichtet sein; dies kann Einfluss auf Art und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten in Bewerbungsverfahren haben. Aus diesem Grunde können Ihnen während des Bewerbungsverfahrens sowohl von uns als auch vom jeweiligen Freudenberg-Arbeitgeber ergänzende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verfügung gestellt werden.

C. Sind Sie verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung der Bewerbungsdaten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und den hieraus ggf. resultierenden Abschluss eines Arbeitsvertrages zwischen Ihnen und uns erforderlich.

Sollte dies in Bezug auf einzelne Daten nicht der Fall sein, werden wir Sie bei der Erhebung der jeweiligen Daten ausdrücklich darauf hinweisen.

Ohne die Bereitstellung der Bewerbungsdaten können wir das Bewerbungsverfahren mit Ihnen nicht durchführen und damit auch keinen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen.

Wenn wir darüber hinaus personenbezogene Daten bei Ihnen erheben, geschieht auch dies in der Regel nur, wenn die Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Wir informieren Sie – z.B. durch die Kennzeichnung von einzelnen angeforderten Daten – wenn deren Angabe freiwillig ist.

Wenn Sie uns ergänzende Informationen zukommen lassen, ohne dass wir diese von Ihnen angefordert haben und ohne dass diese für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind, werden wir diese Informationen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens nicht verwenden, müssen diese aus technischen Gründen und zu Nachweiszwecken gleichwohl zu Ihren sonstigen Bewerbungsdaten speichern.

D. Auf welcher rechtlichen Grundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten durch uns erfolgt für eigene Bewerbungen auf Stellen bei Freudenberg auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO, im Übrigen im Auftrag des jeweiligen Freudenberg-Arbeitgebers, der Bewerbungsdaten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO oder einer vergleichbaren Rechtsgrundlage nach dem anwendbaren Recht in Ländern außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, und zwar auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO zur Wahrung des berechtigten Interesses der Freudenberg-Gruppe an einem effizienten gruppenweiten Bewerbungsprozess.

Wir verarbeiten Bewerbungsdaten auch zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen wir unterliegen; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen zählen insbesondere die für uns vorgeschriebenen Meldungen an Sozialversicherungsträger und (Steuer-) Behörden, die für uns ggf. vorgeschriebenen Prüfungen (z.B. gegen sog. “Sanktionslisten”) und die Erfüllung bestehender Aufbewahrungspflichten für bestimmte Informationen.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen hinaus auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen von Dritten; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO. Zu unseren berechtigten Interessen gehören etwa

  • konzernweite Prozesse zur internen Verwaltung von Bewerbungsdaten
  • die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten wie z.B. sog. “Bewerbungsbetrug”;
  • die Gewährleistung der Sicherheit der von uns eingesetzten IT-Systeme;
  • die Weiterentwicklung, Erweiterung und Administration der von uns eingesetzten IT-Systeme einschließlich des Testbetriebes;
  • die Steuerung und Weiterentwicklung unserer Geschäftstätigkeit einschließlich der Risikosteuerung

Soweit die Bewerbungsdaten besondere Arten personenbezogener Daten (wie etwa Gesundheitsdaten, Religionsdaten und Daten zu Ihrer rassischen und ethnischen Herkunft) enthalten, verarbeiten wir diese für eigene Bewerbungen für Zwecke der uns obliegenden Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit im gesetzlich vorgesehenen Umfang; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 b) DSGVO; im Übrigen im Auftrag des jeweiligen Freudenberg-Arbeitgebers.

Soweit wir Ihnen im Laufe des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit zur Erteilung einer Einwilligung geben (z.B. im Zusammenhang mit Bewerberpools) geben, verarbeiten wir die von der Einwilligung umfassten personenbezogenen Daten ausschließlich für die in der Einwilligung genannten Zwecke. Dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO. Sofern sich die Einwilligung auf die Verarbeitung besonderer Arten personenbezogener Daten (wie etwa Gesundheitsdaten) bezieht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 a) DSGVO.

Bitte beachten Sie, dass

  • die Erteilung einer Einwilligung stets freiwillig ist und weder die Erteilung noch der spätere Widerruf einer Einwilligung negative Folgen für die Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens hat;
  • dass die Nichterteilung einer Einwilligung oder deren späterer Widerruf gleichwohl mit Folgen verbunden sein kann, wenn wir bestimmte Datenverarbeitungsvorgänge dann nicht mehr durchführen können; über diese Folgen werden wir Sie vor Erteilung der Einwilligung informieren, und
  • dass Sie eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, z.B. durch eine Mitteilung an uns (oder die in der Einwilligung genannte(n) Freudenberg-Gesellschaft(en);
  • wir auch im Fall des Widerrufs der Einwilligung berechtigt sein können, die betreffende Verarbeitung – ggf. in reduziertem Umfang – auf der Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis fortzuführen.

E. Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb von Freudenberg verarbeitet. Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten haben nur bestimmte Abteilungen / Organisationseinheiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere die bei Freudenberg mit der Durchführung von Bewerbungsverfahren befassten Beschäftigten.

Wir übermitteln Ihre Bewerbungsdaten zudem an den/die Freudenberg-Arbeitgeber, die zur Durchführung des weiteren Bewerbungsverfahrens Kenntnis von den Bewerbungsdaten haben müssen.

Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist der Zugriff innerhalb unseres Unternehmens auf diejenigen Funktionen und denjenigen Umfang beschränkt, der für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist.

Darüber hinaus können wir Bewerbungsdaten im rechtlich zulässigen Umfang auch an weitere Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln. Zu diesen externen Empfängern zählen insbesondere

  • Die von uns im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren beauftragten Dienstleister, die für uns auf gesonderter vertraglicher Grundlage Leistungen erbringen, die auch die Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen können, sowie die mit unserer Zustimmung eingeschalteten Subunternehmer unserer Dienstleister, sowie
  • nicht-öffentliche und öffentliche Stellen, soweit wir aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind.

F. Werden personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der EU/des EWR übermittelt?

Ja, aufgrund der globalen Struktur der Freudenberg-Gruppe ist gegebenenfalls auch eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger in sog. “Drittländern” erforderlich. “Drittländer” sind Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum, in denen nicht ohne weiteres nicht von einem Datenschutzniveau ausgegangen werden kann, das dem in der Europäischen Union vergleichbar ist.

Wir prüfen vor einer solchen Übermittlung jedoch stets, ob diese bereits aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift zulässig ist (z.B. auf Grundlage von Artikel 49 DSGVO). Im Übrigen stellen wir vor einer solchen Übermittlung sicher, dass in dem jeweiligen Drittland oder bei dem Empfänger in dem Drittland das erforderliche angemessene Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies kann sich insbesondere aus einem sog. “Angemessenheitsbeschluss” der Europäischen Kommission ergeben, mit der ein angemessenes Datenschutzniveau für ein bestimmtes Drittland insgesamt festgestellt wird. Alternativ können wir die Datenübermittlung auch auf die mit einem Empfänger vereinbarten sog. “EU Standardvertragsklauseln” stützen.

Weitere Informationen zu den geeigneten und angemessenen Garantien zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

G. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange wir an dieser Speicherung ein berechtigtes Interesse haben und Ihre Interessen an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen.

In der Regel werden Ihre Bewerbungsdaten mindestens bis zum Ende des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Für den Fall einer Ablehnung, werden die Daten darüber hinaus für einen Zeitraum von sechs Monaten oder entsprechend den vorgeschriebenen Fristen im Land des jeweiligen Freudenberg-Arbeitgeber nach Zugang des ablehnenden Schreibens gespeichert.

Bei Abschluss eines Arbeitsvertrages stellen wir Ihnen eine gesonderte Datenschutzerklärung für Beschäftigte zur Verfügung, wenn und soweit dies nach dem für den jeweiligen Freudenberg-Arbeitgeber anwendbaren Recht erforderlich ist.

H. Ihre Rechte

Sie haben als betroffene Person das Recht

  • auf Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO;
  • auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO;
  • auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO;
  • auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO;
  • auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO, und
  • ­auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, Artikel 21 DSGVO.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit – z.B. über einen der am Anfang dieser Datenschutzinformation angegebenen Kontaktwege – an uns wenden.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Sie sind zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen, Artikel 77 DSGVO.

I. An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Bei Fragen zu Ihren Rechten erreichen Sie uns am schnellsten über dataprotection-support@freudenberg.com.

Die Kontaktdaten der Freudenberg & Co. KG finden Sie am Anfang dieser Datenschutzerklärung.

Die Kontaktdaten des/der jeweiligen Freudenberg-Arbeitgeber(s) stellen wir Ihnen im Laufe des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung.