Värbamisprotsess Freudenbergis

Freudenbergi kontsernis rõõmustatakse, et külastasite meie tööportaali ja tundsite huvi Freudenbergi kontserni ettevõtete vastu.

Selle isikuandmete kaitse eeskirjaga pakume Teile seadusest tulenevalt kohustuslikku teavet Teie isikuandmete töötlemise ja Teie õiguste kohta lähtuvalt kohaldatavatest isikuandmete kaitse eeskirjadest, eelkõige ELi isikuandmete kaitse üldmäärusest (edaspidi „GDPR“) ja Saksamaa isikuandmete kaitse seadusest (Bundesdatenschutzgesetz, edaspidi „BDSG“).

Isikuandmete kaitse eeskiri käsitleb isikuandmete töötlemist värbamisprotsessi eesmärgil, sealhulgas nii väljastpoolt värbamisel kui ka Freudenbergi ettevõttes juba töötavate töötajate värbamisel (edaspidi „sisevärbamine“).

A. Kes vastutab isikuandmete töötlemise eest?

Teie isikuandmete töötlemisel on isikuandmete vastutav töötleja Freudenberg & Co. KG, mille vastutusel on kõigisse Freudenbergi kontserni kuuluvatesse ettevõtetesse tööle kandideerivate inimeste tsentraalne haldamine ning mis sellega seonduvalt töötleb kõiki Freudenbergi kontsernile tsentraalselt kättesaadavate värbamiskanalite kaudu saabuvaid kandideerimisavaldusi.

Te võite Freudenberg & Co. KG-ga (edaspidi „Freudenberg“) võtta ühendust posti teel (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Saksamaa) või e-posti teel (info@freudenberg.com).

Kui selles isikuandmete kaitse alasest teabes kasutatakse sõna “meie” mis tahes vormis, viidatakse eespool nimetatud äriühingule.

Freudenbergi andmekaitseametnikuga saab ühendust järgmiselt: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. – Freudenberg & Co. KG andmekaitseametnik, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Saksamaa, e-posti aadress: dataprotection-support@freudenberg.com.

Lisaks Freudenbergile on värbamisprotsessi kaasatud ka teised Freudenbergi kontserni kuuluvad ettevõtted. Esmajoones on need ettevõtted, mis on teatanud vabast töökohast, millele Te omal algatusel kandideerisite, või kus on Teie kandideerimisavaldusele sobiv vaba töökoht (edaspidi „Freudenbergi kontserni kuuluv tööandja“). Täpsemat teavet selle kohta leiate alljärgnevast jaotisest E.

B. Milliseid isikuandmeid värbamisprotsessis töödeldakse?

Teie kandideerimisavalduse töötlemiseks tuleb meil isikuandmeid töödelda. Sealjuures on tavapäraselt tegemist põhiandmete ja jooksvate andmetega, mida me nimetame ühiselt värbamisandmeteks.

• Põhiandmete all mõistame Teie kui isiku ja toimunud värbamisprotsessi peamisi andmeid, eelkõige

• kogu teave, mida Te meile värbamisprotsessis annate või mida me Teilt küsime (nt nimi, aadress, telefoninumber, e-posti aadress, sünniaeg, perekonnaseis, kodakondsus, religioosne kuuluvus, haridus, keeleoskus, varasemad töökohad teiste tööandjate juures, soovitajate kontaktandmed) ning

• sellised andmed, mida kogume seoses Teie võimaliku töölevõtmisega (eelkõige andmed Teie võimaliku ametikoha kohta, võimaliku meie ettevõttesse organisatsioonilises mõttes integreerumise kohta, töösuhte võimaliku kestuse ja kavandatava töötasu kohta).

• Jooksvate andmete all mõistame selliseid isikuandmeid, mis saadakse värbamisprotsessi jooksul ja mis tähendavad enamat kui Teie põhiandmete muutmist, eelkõige

• teave Teiega tehtud värbamisintervjuude kohta (eelkõige kuupäev, koht, osalejad);
• teave meie poolt pakutavate soodustuste kohta, näiteks sõidukulude hüvitamine;
• teave, mida esitate meile värbamisprotsessis kas ise või meie soovil ja mida ei loeta eespool nimetatud põhiandmete hulka kuuluvaks. See tähendab eelkõige andmeid teiste tööandjate juures seoses varasemate töösuhetega saadud töötasude ja muude tasude kohta;
• muud värbamisprotsessis Teilt Teie või vajadusel kolmandate isikute kohta saadud isikuandmed. Kolmandate isikute isikuandmed hõlmavad näiteks nime, vanust ja suhete laadi isikutega, kes võivad olla Teie kaaslasteks välismaal ajal, kui meie juures töötate.

Värbamisandmed hõlmavad selgelt ka eriliigilisi isikuandmeid, eelkõige teavet Teie kodakondsuse, Teie tervisliku seisundi (nt tööintervjuu tühistamine haiguse tõttu), Teie võimaliku ametiühingusse kuulumise, Teie religioosse kuuluvuse või puude kohta.

Sisevärbamised: Kui Te kandideerite töökohale Freudenbergi kontserni töötajana kontsernisiseselt ja esitate oma avalduse selleks mõeldud süsteemi (praegu „Workday“) kaudu, saate süsteemi kaudu saata ka täiendavat teavet.

Reeglina saame eelnimetatud isikuandmed otse Teilt. Teatud juhtudel võivad värbamisandmed sisaldada ka selliseid isikuandmeid, mida me kogume kolmandatelt isikutelt kooskõlas kohaldatavate õigusnormidega (tavaliselt Teie algatusel, Teilt eelneva teabe saamise järel või vajadusel teie nõusolekul või heakskiidul); näiteks teave, mida me saame Teie varasemalt tööandjalt (tööandjatelt), haridusasutustelt või soovitajate kontaktiandmete kaudu.

Sisevärbamised: Sisevärbamiste puhul võime anda Teile võimaluse lubada meil võtta ühendust Teie varasema Freudenbergi kontserni kuuluva tööandja kontaktisikutega, näiteks seeläbi, et esitate sedalaadi kontaktandmed. Sellisel juhul kandub nendelt kontaktidelt saadud teave ka Teie põhi-/jooksvatesse andmetesse.

Pange tähele, et värbamisandmete maht võib erineda sõltuvalt ametikohast, millele Te kandideerite: erinevad Freudenbergi kontserni kuuluvad tööandjad võivad olla kohustatud täitma erinevaid (töö)õiguslikke nõudeid; see võib värbamisprotsessis mõjutada isikuandmete töötlemise liiki ja ulatust. Sellel alusel võite värbamisprotsessis saada nii meilt kui ka asjaomaselt Freudenbergi kontserni kuuluvalt tööandjalt täiendavat teavet isikuandmete töötlemise kohta.

C. Kas Te olete kohustatud isikuandmeid esitama?

Värbamisandmete esitamine on vajalik värbamisprotsessi läbiviimiseks ja sellest tulenevalt töölepingu sõlmimiseks Teie ja meie vahel.

Kui see ei kehti üksikute andmete kohta, siis viitame neile vastavate andmete kogumisel selgelt.

Kui värbamisandeid ei ole esitatud, ei saa me Teiega värbamisprotsessi läbi viia ja seega ei saa Teiega töölepingut sõlmida.

Kui me kogume Teilt lisaks täiendavaid isikuandmeid, siis üldjuhul ainult juhul, kui nende andmete esitamine on vajalik seadusest või lepingust tulenevalt või kui see on vajalik värbamisprotsessi läbiviimiseks. Kui nende esitamine on vabatahtlik, siis teavitame Teid sellest näiteks neid üksikuid soovitud andmeid märgistades.

Kui saadate meile täiendavat teavet, ilma et oleksime seda Teilt nõudnud ja ilma et see on värbamisprotsessi jaoks vajalik, ei kasuta me seda teavet värbamisprotsessis, kuid peame neid andmeid tehnilistel põhjustel ja tõendamise eesmärgil säilitama koos Teie muude värbamisandmetega.

D. Millisel õiguslikul alusel Teie isikuandmeid töödeldakse?

Me töötleme Teie värbamisandmeid Freudenbergis oma värbamiste eesmärgil GDPRi artikli 6 lõike 1 punkti b alusel, muul juhul asjaomase Freudenbergi kontserni kuuluva tööandja eest, kes töötleb värbamisandmeid GDPRi artikli 6 lõike 1 punkti b alusel või väljaspool ELi/EMP-d asuvate riikide samalaadsel õiguslikul alusel, täpsemalt GDPRi artikli 6 lõike 1 punkti f alusel, et kaitsta Freudenbergi kontserni õigustatud huvi kogu kontserni hõlmava tõhusa värbamisprotsessi vastu.

Värbamisandmeid töötleme me ka selleks, et täita meile GDPRi artikli 6 lõike 1 punkti c kohaseid kohustuslikke õiguslikke kohustusi. Need õiguslikud kohustused hõlmavad eelkõige meie jaoks kohustuslikke teateid sotsiaalkindlustusasutustele ja (maksu)asutustele, meie jaoks kohustuslikke kontrolle (nt võrdlus nn sanktsiooninimekirjadega) ja kindlate andmete säilitamise kohustuse täitmist.

Vajadusel töötleme ka Teie andmeid GDPRi artikli 6 lõike 1 punkti f alusel värbamisprotsessi läbiviimist ja juriidiliste kohustuste täitmist ületavas osas, et kaitsta meie õigustatud huve või kolmandate isikute huve. Meie õigustatud huvide hulka kuuluvad näiteks

• kogu kontserni hõlmavad protsessid värbamisandmete haldamiseks kontsernisiseselt;
• õiguslike nõuete esitamine ja kaitsmine õiguslikes vaidlustes;
• kuritegude, näiteks nn värbamispettuste takistamine ja uurimine;
• meie kasutatavate IT-süsteemide turvalisuse tagamine;
• meie kasutatavate IT-süsteemide edasiarendamine, laiendamine ja haldamine, sealhulgas testimine;
• meie äritegevuse juhtimine ja edasiarendamine, sealhulgas riskijuhtimine.

Kui värbamisandmed sisaldavad eriliigilisi isikuandmeid (näiteks terviseandmeid, religioosse kuuluvuse andmeid ning andmeid Teie rassilise ja etnilise päritolu kohta), töötleme neid oma värbamiste puhul tööõigusest ja sotsiaalkindlustusõigusest tulenevate kohustuste täitmiseks seadusega ettenähtud ulatuses GDPRi artikli 9 lõike 2 punkti b alusel, muul juhul vastava Freudenbergi kontserni kuuluva tööandja eest.

Kui me anname Teile värbamisprotsessi käigus võimaluse anda nõusolek (nt seoses kandidaatide valimiga), töötleme nõusolekuga hõlmatud isikuandmeid üksnes nõusolekus märgitud eesmärkidel. See toimub GDPRi artikli 6 lõike 1 punkti a alusel. Kui nõusolek on seotud eriliigiliste isikuandmete (näiteks terviseandmete) töötlemisega, toimub töötlemine GDPRi artikli 9 lõike 2 punkti a alusel.

Pange tähele, et

• nõusoleku andmine on alati vabatahtlik ning nõusoleku andmisel või hilisemal tagasivõtmisel ei ole negatiivseid tagajärgi Teie värbamisprotsessile;
• et nõusoleku andmata jätmine või selle hilisem tagasivõtmine võib siiski olla seotud tagajärgedega, kui me ei saa teatud andmetöötlustoiminguid enam teha; me teavitame Teid nendest tagajärgedest enne nõusoleku andmist, ning
• et Te võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, näiteks teatades sellest meile (või nõusolekus nimetatud Freudenbergi kontserni ettevõttele või ettevõtetele);
• isegi nõusoleku tagasivõtmise korral võib meil olla õigus jätkata asjaomast töötlemist, vajadusel vähendatud ulatuses, kui selleks on olemas seadusest tulenev luba.

E. Kes saab Teie isikuandmeid?

Teie isikuandmeid töödeldakse üldiselt Freudenbergis. Sõltuvalt isikuandmete liigist on juurdepääs Teie isikuandmetele ainult teatud osakondadel/organisatsioonilistel üksustel. Nende hulka kuuluvad eelkõige Freudenbergi töötajad, kes on kaasatud värbamisprotsessidesse.

Me edastame Teie kandideerimisandmed neile Freudenbergi kontserni kuuluvatele tööandjatele, kes peavad teadma värbamisandmeid värbamisprotsessi jätkamise eesmärgil.

Rollide ja õiguste kontseptsiooni kaudu on juurdepääs meie ettevõttes piiratud nende funktsioonidega ja sellisele ulatusele, mis on vajalikud vastava töötlemise eesmärgi saavutamiseks.

Lisaks võime seadusega lubatud ulatuses edastada värbamisandmeid ka teistele kolmandatele isikutele väljaspool meie ettevõtet. Nende väliste vastuvõtjate hulka kuuluvad eelkõige

• teenusepakkujad, kes osutatavad meile seoses värbamisprotsessiga eraldi lepingulisel alusel teenuseid, mis võivad hõlmata ka isikuandmete töötlemist, ja meie nõusolekul kaasatud teenusepakkujate alltöövõtjad ning
• eraõiguslikud ja avalik-õiguslikud asutused, kui me oleme kohustatud Teie isikuandmeid edastama õiguslike kohustuste tõttu.

F. Kas isikuandmeid edastatakse vastuvõtjatele väljaspool ELi/EMP-d?

Jah, Freudenbergi kontserni globaalse struktuuri tõttu võib olla vajalik edastada isikuandmeid ka nn kolmandates riikides asuvatele vastuvõtjatele. “Kolmandad riigid” on riigid, mis ei kuulu Euroopa Liitu ega ole hõlmatud Euroopa Majanduspiirkonna lepinguga ja mille puhul ei saa eeldada Euroopa Liiduga võrreldavat andmekaitsetaset.

Enne sellistesse riikidesse andmete edastamist kontrollime siiski alati, kas see on juba lubatud mõne õigussätte alusel (nt GDPRi artikli 49 alusel). Lisaks sellele veendume enne sellistesse riikidesse andmete edastamist, et asjaomases kolmandas riigis või asuva vastuvõtja juures on tagatud nõutav piisav andmekaitsetase. See võib tuleneda eelkõige Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsusest, millega määratakse kindlaks piisav andmekaitsetase konkreetse kolmanda riigi jaoks tervikuna. Alternatiivina saame andmete edastamisel tugineda ka vastuvõtjaga kokkulepitud ELi lepingute tüüptingimustele.

Teie taotlusel anname Teile meelsasti lisateavet sobivate ja piisavate kaitsemeetmete kohta, millega tagatakse andmekaitse piisav tase.

G. Säilitamise kestus

Üldiselt säilitame Teie isikuandmeid nii kaua, kuni meil on selleks õigustatud huvi ja Teie huvi andmete säilitamise mittejätkamiseks ei kaalu seda üles.

Reeglina säilitatakse Teie värbamisandmeid vähemalt kuni värbamisprotsessi lõpuni. Kui kandidaat ei osutu valituks, säilitatakse andmeid pärast vastavasisulise kirja kättesaamist kuus kuud või vastavalt asjaomase Freudenbergi kontserni kuuluva tööandja asukohariigis kehtivatele tähtaegadele.

Töölepingu sõlmimisel anname Teile eraldi töötajate isikuandmete kaitse eeskirja, kui ja niivõrd kui see on nõutav asjaomasele Freudenbergi kontserni kuuluvale tööandjale kohaldatava õigusega.

H. Teie õigused

Andmesubjektina on Teil õigus

• ­­­tutvuda Teie kohta salvestatud isikuandmetega (GDPRi artikkel 15);
• ­­­ebatäpsete või ebatäielike andmete parandamisele (GDPRi artikkel 16);
• ­isikuandmete kustutamisele (GDPRi artikkel 17);
• ­­isikuandmete töötlemise piiramisele (GDPRi artikkel 18);
• ­­­andmete ülekandmisele (GDPRi artikkel 20) ja
• ­­­­esitada vastuväiteid Teid puudutavate isikuandmete töötlemise suhtes (GDPRi artikkel 21).

Nende õiguste teostamiseks võite meiega igal ajal ühendust võtta - näiteks selle isikuandmete kaitse teabe alguses nimetatud kontaktide kaudu.

Kui Teil on küsimusi Teie andmete töötlemise kohta, võite võtta ühendust ka meie andmekaitseametnikuga.

Lisaks on Teil GDPRi artikli 77 kohaselt ka õigus esitada kaebus pädevale järelevalveasutusele.

I. Kelle poole saan pöörduda küsimuste korral?

Kui Teil on küsimusi oma õiguste kohta, siis kõige kiiremini saate meiega e-posti teel aadressil dataprotection-support@freudenberg.com.

Freudenberg & Co. KG kontaktandmed leiate isikuandmete kaitse eeskirja algusest.

Asjaomas(t)e Freudenbergi kontserni kuuluva(te) tööandja(te) kontaktandmed saate värbamisprotsessi käigus.