Los procesos de selección de personal en Freudenberg

Nos complace darle la bienvenida a nuestro portal de empleo, así como su interés por las empresas del grupo Freudenberg.

Con la presente declaración de privacidad le facilitamos la preceptiva información sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal y los derechos que le asisten al amparo de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, en particular el Reglamento General de Protección de Datos de la UE («RGPD») y la Ley alemana de Protección de Datos (Bundesdatenschutzgesetz o «BDSG» por sus siglas en alemán).

La presente declaración de privacidad se refiere a los datos de carácter personal que procesamos para los procesos de selección de personal, tanto en relación con las candidaturas externas como con las de personas que ya trabajan en alguna sociedad del grupo Freudenberg («candidaturas internas»).

A. ¿Quiénes son los responsables del tratamiento de datos de carácter personal?

El responsable del tratamiento de datos de carácter personal, a efectos de la normativa en materia de protección de datos, es la sociedad Freudenberg & Co. KG, quien como responsable del proceso de gestión de candidaturas se encarga de tramitar de forma centralizada todas las candidaturas que se presenten a través de los canales de reclutamiento ofrecidos por el grupo Freudenberg.

Puede ponerse en contacto con la sociedad Freudenberg & Co. KG («Freudenberg») por correo postal (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim) o por correo electrónico (info@freudenberg.com).

Siempre que en la presente declaración de privacidad se haga mención de las palabras «nosotros» o «nos», o se utilice la primera persona del plural, se entenderá que se hace referencia a la sociedad anteriormente mencionada.

Puede contactar con el delegado de protección de datos de Freudenberg dirigiéndose a: active Mind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H.– Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Alemania, correo electrónico: dataprotection-support@freudenberg.com.

Una vez en marcha el proceso de selección, se incorporarán, junto a Freudenberg, otras sociedades del grupo Freudenberg, en particular las que hayan publicado una vacante, o para la que Ud. haya solicitado un puesto, o que ofrezca un puesto acorde a su candidatura (empresa empleadora del grupo Freudenberg). Encontrará más información al respecto más adelante, en la sección E.

B. ¿Cuáles son los datos de carácter personal que se procesarán durante el proceso de selección?

Para tramitar su candidatura será necesario procesar datos de carácter personal. Por lo regular se trata de datos llamados básicos y del historial, a los que conjuntamente denominaremos datos de la candidatura.

Entendemos por datos básicos los datos fundamentales relativos a su persona y al proceso de selección que se lleve a cabo, en particular
toda la información que nos haya proporcionado o que le hayamos solicitado durante el proceso de selección (p. ej., su nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento, estado civil, nacionalidad, afiliación religiosa, datos relativos a su formación, idiomas, empleos anteriores en empresas ajenas, contactos de referencia); y
los datos recogidos en nuestro sistema con motivo de su posible contratación (en particular, los datos relativos al puesto que posiblemente ocupará, a la integración organizativa en nuestra empresa, a la posible duración de su contrato y al salario propuesto).
Entendemos por datos del historial aquellos datos de carácter personal que surjan a lo largo del proceso de selección y que no se limiten a la mera actualización de sus datos básicos, en particular
información relativa a las entrevistas de trabajo mantenidas con Ud. (en particular, fechas, lugares e intervinientes);
información relativa a las prestaciones que podamos haber efectuado, como el reembolso de los gastos de desplazamiento;
información que nos facilite durante el proceso de selección, tanto por iniciativa propia como a petición nuestra, y que exceda los datos básicos anteriormente mencionados. Lo anterior se refiere, en particular, a las remuneraciones/honorarios percibidos en empleos anteriores en empresas ajenas que nos haya comunicado;
datos de carácter personal adicionales, de Ud. o, si procede, de terceros y que Ud. nos proporcione durante el proceso de selección. Los datos de carácter personal de terceros comprenden por ejemplo: nombre, edad y el tipo de relación con las personas que posiblemente le acompañen durante el tiempo en que preste sus servicios en el extranjero.

Entre los datos de la candidatura se incluyen expresamente categorías especiales de datos de carácter personal, en particular datos relacionados con su nacionalidad, su salud (p. ej., la cancelación de una entrevista de trabajo por enfermedad), afiliaciones sindicales de las que pueda haber informado, afiliación religiosa o una discapacidad que pudiera existir.

Candidaturas internas: Si trabaja en una sociedad del grupo Freudenberg y presenta su candidatura interna a un puesto de trabajo en el grupo Freudenberg, enviándonos su candidatura a través del sistema habilitado al efecto (en la actualidad: Workday), podrá facilitarnos información complementaria a través de dicho sistema.

Los datos de carácter personal anteriormente mencionados los obtendremos, por regla general, directamente de Ud. En determinados casos los datos de la candidatura podrán incluir aquellos datos de carácter personal que, con arreglo a la legislación aplicable en cada caso, obtengamos de terceros (por regla general, a iniciativa suya, tras informarle antes o, si procede, con su consentimiento o autorización); como por ejemplo la información que obtengamos de su(s) empleador(es) anterior(es), centros de formación o los llamados contactos de referencia.

Candidaturas internas: En el caso de las candidaturas internas podemos ofrecerle la posibilidad de que Ud. nos facilite la toma de contacto con personas de su anterior empresa empleadora del grupo Freudenberg, por ejemplo señalándolas como contactos de referencia. En este caso, la información obtenida de dichos contactos será añadida a sus datos básicos y/o los del historial.

Por favor, tenga en cuenta que el volumen de datos de la candidatura podrá variar en función del puesto que solicite: Cabe que las distintas empresas empleadoras del grupo Freudenberg estén obligadas a cumplir requisitos jurídico(-laborales) de naturaleza diversa; ello podrá influir sobre el tipo y el alcance del tratamiento de los datos de carácter personal a lo largo del proceso de selección. Por esta razón puede que durante el proceso de selección nosotros o la empresa empleadora del grupo Freudenberg que corresponda le proporcionemos información adicional sobre el tratamiento de los datos de carácter personal.

C. ¿Está usted obligado a facilitar sus datos personales?

La comunicación de los datos relativos a su candidatura es necesaria para llevar a cabo el proceso de selección y para firmar el contrato laboral que pudiera celebrarse entre Ud. y nosotros.

En el caso de que lo anterior no fuera de aplicación en relación con algún dato específico haremos expresa mención de ello en el momento en que lo recojamos.

No podremos llevar a cabo con Ud. ningún proceso de selección ni formalizar contrato laboral alguno, si no nos comunica los datos necesarios para su candidatura.

En el caso de que además de los datos anteriores le solicitemos otros datos de carácter personal, por regla general lo haremos únicamente cuando la comunicación de dicha información sea preceptiva por ley o por contrato o cuando sea necesaria para el proceso de selección. Le informaremos —por ejemplo, identificando a tal efecto los datos solicitados— cuando sea voluntario aportarlos.

La información complementaria que nos haga llegar sin que la hayamos solicitado y que no sea necesaria para el proceso de selección, no será utilizada por nosotros a los efectos de la selección. No obstante, deberemos conservarla junto con los demás datos de su candidatura, por razones técnicas y a efectos probatorios.

D. ¿Cuál es la base legal para el tratamiento de sus datos personales?

El tratamiento de los datos de su candidatura en caso de solicitudes de trabajo en la propia Freudenberg se realiza sobre la base del artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD, y, en los demás casos, por el mandato de la empresa empleadora del grupo Freudenberg que corresponda, quien tratará los datos de las candidaturas sobre la base del artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD u otra base legitimadora análoga, con arreglo a la legislación aplicable en los países situados fuera de la UE o el EEE, siendo la base legitimadora la salvaguarda de los intereses legítimos del grupo Freudenberg en un efectivo proceso de selección llevado a cabo a nivel de grupo, al amparo del artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD.

También deberemos procesar los datos de las candidaturas para cumplir las obligaciones legales a las que estemos sujetos en virtud del artículo 6, apartado 1, letra c), del RGPD. Entre dichas obligaciones legales se encuentran, en particular, las comunicaciones a los organismos del sistema de seguridad social o a las autoridades (también tributarias), de obligado cumplimiento para nosotros, las comprobaciones que en su caso sean de obligado cumplimiento para nosotros (por ejemplo, verificar la no inclusión en las llamadas «Listas de sanciones») y el cumplimiento del deber de conservación respecto de determinada información.

Además del tratamiento derivado de la realización del proceso de selección o del cumplimiento de nuestras obligaciones legales, procesaremos sus datos personales, en la medida de lo necesario, para salvaguardar nuestros intereses legítimos o los intereses de terceros, al amparo del artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD. Entre nuestros intereses legítimos están los siguientes:

los procesos establecidos a nivel de grupo para gestionar los datos de las candidaturas;
la formulación de reclamaciones y la defensa en caso de litigios;
la prevención y el esclarecimiento de delitos como, por ejemplo, las llamadas «candidaturas fraudulentas».
el mantenimiento de la seguridad de nuestros sistemas informáticos;
el desarrollo, la ampliación y la administración de los sistemas informáticos que utilizamos, incluido los modos de prueba;
la gestión y el desarrollo continuo de nuestras actividades, incluida la gestión de riesgos.

Cuando los datos relativos a su candidatura incluyan categorías especiales de datos de carácter personal (como los datos relativos a la salud, la afiliación religiosa o su origen racial o étnico), en el caso de solicitudes de trabajo para esta sociedad trataremos dichos datos, en la medida legalmente prevista, a los efectos del cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social, al amparo del artículo 9, apartado 2, letra b), del RGPD; y en los demás casos, por el mandato de la empresa empleadora del grupo Freudenberg que corresponda.

Cuando en el transcurso del proceso de selección le ofrezcamos la posibilidad de dar su consentimiento (por ejemplo, en relación con bolsas de candidatos de reserva), procesaremos los datos de carácter personal incluidos en dicho consentimiento a los efectos especificados en la misma declaración de consentimiento, al amparo del artículo 6, apartado 1 , letra a), del RGPD. Si el consentimiento se refiere al tratamiento de categorías especiales de datos de carácter personal (como, por ejemplo, los datos relativos a la salud), el tratamiento de los mismos se realizará al amparo del artículo 9, apartado 2, letra a), del RGPD.

Por favor, tenga en cuenta lo siguiente:

El consentimiento siempre es de carácter voluntario y ni su otorgamiento ni su posterior retirada tendrá consecuencias negativas sobre el proceso de selección.
Sin embargo, la falta de consentimiento o la posterior retirada del mismo sí podrían tener alguna consecuencia cuando como resultado de ello no podamos llevar a cabo determinadas operaciones de tratamiento de datos; de tales consecuencias le informaremos antes de que deba decidir sobre su consentimiento.
Podrá retirar su consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro, p. ej., notificándolo a nuestra sociedad o a la(s) sociedad(es) de Freudenberg indicada(s) en la declaración de consentimiento.
Si bien en caso de retirada del consentimiento, es posible que podamos estar legitimados para proseguir con el tratamiento en cuestión —en su caso, con un alcance más reducido— en virtud de algún permiso legal.

E. ¿A quiénes se facilitarán sus datos personales?

Por norma general, sus datos de carácter personal serán procesados dentro de Freudenberg. En función del tipo de datos de carácter personal de que se trate, únicamente tendrán acceso a sus datos personales determinados departamentos o unidades organizativas. Estos incluirán, en particular, a los empleados que se dedican en Freudenberg a llevar a cabo procesos de selección.

Además, remitiremos los datos de su candidatura a la/las empresa(s) empleadora(s) del grupo Freudenberg que necesiten tener conocimiento de los datos de su candidatura para poder continuar con el proceso de selección.

El acceso a los datos personales se limita a las funciones y al alcance necesarios para cumplir con la finalidad concreta del tratamiento de que se trate, gracias a nuestro sistema de gestión de permisos y roles.

Aparte de ello, podremos remitir los datos de las candidaturas, en la medida legalmente permitida, a terceros ajenos a nuestra empresa. Estos destinatarios externos incluyen, en particular, los siguientes:

los proveedores de servicios que en relación con el proceso de selección y por mandato nuestro nos presten servicios en virtud de un contrato específico y que pueden incluir el tratamiento de datos de carácter personal, y los subcontratistas a los que aquellos recurran, con nuestro previo consentimiento, y
determinados organismos públicos y no públicos, en la medida en la que estemos obligados por ley a remitirles sus datos de carácter personal.

F. ¿Se transferirán los datos personales a países fuera de la UE/del EEE?

Sí. Debido a la estructura global del grupo Freudenberg podrá ser necesario transferir datos de carácter personal a destinatarios ubicados en los llamados «países terceros». Se entenderá por «países terceros» aquellos países situados fuera de la Unión Europea, o no signatarios del Tratado sobre el Espacio Económico Europeo, y en los que no se pueda dar por sentada la existencia de un nivel de protección de datos similar al de la Unión Europea.

Antes de transferir los datos, siempre verificamos si tal transferencia es admisible sobre la base de una norma legal (por ejemplo, al amparo del artículo 49 del RGPD). Por lo demás, nos aseguraremos de que en el país tercero de que se trate, o donde se encuentre el destinatario emplazado en ese país, quede garantizado un necesario adecuado nivel adecuado de protección de los datos personales. Dicho nivel adecuado podrá venir determinado por una de las llamadas «decisiones de adecuación» de la Comisión Europea, mediante las cuales se declara, con carácter general para todo un país determinado, que ese país ofrece un nivel adecuado de protección. Alternativamente, podremos basarnos en las llamadas «cláusulas contractuales tipo de la UE», convenidas con un destinatario, para realizar las transferencias.

A solicitud suya, con mucho gusto le facilitaremos información adicional sobre las garantías apropiadas y adecuadas que garantizan el cumplimiento de un nivel adecuado de protección de los datos personales.

G. Duración del almacenamiento

Por norma general conservaremos sus datos de carácter personal mientras exista un interés legítimo por nuestra parte en conservarlos y no prevalezca su interés en que no continuemos conservándolos.

Por regla general, los datos relativos a su candidatura se conservarán, como mínimo, mientras dure el proceso de selección. En caso de ser rechazada, los datos seguirán conservándose durante un plazo de seis meses contado desde la recepción del escrito comunicando la negativa, o mientras corran los plazos de obligado cumplimiento establecidos en el país en que esté ubicada la respectiva empresa empleadora del grupo Freudenberg.

En caso de formalizarse un contrato de trabajo, le facilitaremos una declaración de privacidad aplicable a los trabajadores específica aparte, en la medida en que sea necesario conforme a la ley aplicable a la empresa empleadora del grupo Freudenberg que corresponda.

H. Sus derechos

En calidad de persona interesada goza de los siguientes derechos:

derecho de acceso a los datos sobre su persona que se conserven, artículo 15 del RGPD;
derecho de rectificación de los datos personales inexactos o incompletos, artículo 16 del RGPD;
derecho de supresión de los datos personales, artículo 17 del RGPD;
derecho a la limitación del tratamiento, artículo 18 del RGPD;
derecho a la portabilidad de los datos, artículo 20 del RGPD; y
derecho de oposición a que los datos personales que le conciernan sean objeto de tratamiento, artículo 21 del RGPD.

Para ejercer los derechos anteriores podrá dirigirse a nosotros en cualquier momento, por ejemplo, a través de alguna de las vías de contacto indicadas al principio de la presente declaración de privacidad.

También podrá contactar con nuestro delegado de protección de datos para cualquier duda relacionada con el tratamiento de sus datos personales.

Asimismo tendrá derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente en materia de protección de datos personales, artículo 77 del RGPD.

I. ¿A quién puedo dirigirme en caso de preguntas?

Para cualquier consulta acerca de sus derechos, la forma más rápida de contactar es a través de dataprotection-support@freudenberg.com.

Los datos de contacto en Freudenberg & Co. KG se indican al principio de la presente declaración de privacidad.

Durante el proceso de selección le facilitaremos los datos de contacto de la/las empresa(s) empleadora(s) del grupo Freudenberg que corresponda(n).