Ansøgningsproces hos Freudenberg

Virksomhedsgruppen Freudenberg glæder sig over dit besøg på vores jobportal samt over din interesse i virksomhederne i Freudenberg-gruppen.

I denne databeskyttelseserklæring oplyser vi de lovbestemte informationer til behandling af dine personoplysninger og dine rettigheder på grundlag af de gældende forskrifter vedr. lovgivningen om databeskyttelse – specielt EUs generelle databeskyttelsesforordning (“GDPR”) og den tyske forbundsdatabeskyttelseslov (“BDSG”).

Denne databeskyttelseserklæring vedrører behandlingen af personoplysninger i forbindelse med ansøgningsprocessen, både eksterne ansøgninger samt ansøgninger fra ansatte, der allerede er ansat ved et Freudenberg-selskab (“interne ansøgninger”).

A. Hvem har ansvaret for behandlingen af personoplysninger?

For at kunne bearbejde din ansøgning, skal vi behandle personoplysninger. Det drejer sig normalt om såkaldte stam- og forløbsdata, som vi samlet set betegner som ansøgningsdata.

Du kan kontakte Freudenberg & Co. KG (“Freudenberg”) via post (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Tyskland) eller via e-mail (info@freudenberg.com).

For så vidt der i disse databeskyttelsesinformationer er tale om “vi” eller “os”, refererer dette til ovennævnte selskab.

Databeskyttelsesrådgiveren hos Freudenberg kan du kontakte på følgende måde: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. – Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Tyskland, telefon +49 2202 28 941-0, e-mail: dataprotection-support@freudenberg.com.

I det videre forløb deltager der ud over Freudenberg også andre selskaber i Freudenberg-gruppen i ansøgningsprocessen. Her drejer det sig specielt om det selskab, der har annonceret en ledig stilling, hvor du på eget initiativ ansøger om en stilling, eller som har en ledig stilling, der passer til din ansøgning (“Freudenberg-arbejdsgiver”). Du kan finde yderligere oplysninger om dette i afsnittet E. nedenfor.

B. Hvilke personoplysninger behandles i forbindelse med ansøgningsprocessen?

For at kunne bearbejde din ansøgning, skal vi behandle personoplysninger. Det drejer sig normalt om såkaldte stam- og forløbsdata, som vi samlet set betegner som ansøgningsdata.

Ved stamdata forstår vi grundlæggende data om din person og den gennemførte ansøgningsproces, først og fremmest
samtlige informationer, som du har oplyst til os i løbet af ansøgningsprocessen, eller som vi har bedt dig om (f.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato, civilstand, nationalitet, religion, uddannelse, sprogkundskaber, tidligere ansættelser hos andre arbejdsgivere, referencekontakter); samt
de data, som vi indsamler i forbindelse med din eventuelle ansættelse hos os (først og fremmest informationer om din mulige stilling, den mulige organisatoriske integration i vores virksomhed, den mulige varighed af arbejdet og den foreslåede løn).
Ved forløbsdata forstår vi de personoplysninger, der opstår i løbet af ansøgningsprocessen, og som er mere vidtrækkende end en ændring af dine stamdata, først og fremmest
informationer om de ansættelsessamtaler, vi har ført med dig (specielt dato, sted, deltagere);
informationer om de ydelser, vi eventuelt har tilvejebragt, f.eks. refusion af befordringsudgifter;
o informationer, som du stiller til rådighed for os i løbet af din ansøgningsproces, enten aktivt eller på vores forespørgsel, og som er mere vidtrækkende end de ovenstående stamdata. Dette vedrører især informationer om lønvederlag/honorar i forbindelse med tidligere ansættelser hos andre arbejdsgivere;
o yderligere personoplysninger fra dig eller evt. fra tredjemand, som vi får af dig i løbet af ansøgningsprocessen. Under personoplysningerne om tredjemand hører f.eks. navn, alder og type forhold til personer, som du muligvis ledsages af ved arbejde for os i udlandet.

Til ansøgningsdataene hører udtrykkeligt også særlige typer personoplysninger, specielt informationer vedrørende din nationalitet, dit helbred (f.eks. et sygdomsrelateret afbud til en ansættelsessamtale), eventuelt angivne fagforeningsmedlemskaber, din religion og et eventuelt handicap.

Interne ansøgninger: Hvis du som ansat hos et selskab i Freudenberg-gruppen ansøger om en stilling inden for Freudenberg-gruppen og videregiver din ansøgning via det system (aktuelt Workday), der stilles til rådighed for dette, kan du via systemet stille supplerende informationer til rådighed for os.

De ovennævnte personoplysninger modtager vi normalt direkte fra dig. I visse tilfælde kan der til ansøgningsdataene også høre sådanne personoplysninger, som vi under overholdelse af de gældende lovbestemmelser (normalt på dit initiativ, efter din forudgående information eller evt. med dit samtykke eller din godkendelse) indsamler hos tredjemand; som f.eks. informationer, som vi modtager af din/dine tidligere arbejdsgiver(e), uddannelsessteder eller såkaldte referencekontakter.

Interne ansøgninger: Vi kan ved interne ansøgninger give dig mulighed for at tillade os at tage kontakt til kontaktpersoner hos din hidtidige Freudenberg-arbejdsgiver, f.eks. ved at du angiver referencekontakter. I det tilfælde tilføjes også informationerne fra disse kontaktpersoner i dine stam-/forløbsdata.

Vær opmærksom på, at omfanget af dine ansøgningsdata kan variere, afhængigt af, hvilken stilling du ansøger om: Forskellige Freudenberg-arbejdsgivere kan være forpligtede til at overholde forskellige (arbejds-)retlige krav; dette kan påvirke måden og omfanget af behandlingen af personoplysninger i ansøgningsprocesser. Derfor kan du under ansøgningsprocessen både af os og af den pågældende Freudenberg-arbejdsgiver få stillet supplerende oplysninger til rådighed til behandling af personoplysninger.

C. Er du forpligtet til at stille personoplysninger til rådighed?

Det er nødvendigt, at vi får stillet ansøgningsdatene til rådighed for at gennemføre ansøgningsprocessen og den heraf eventuelt resulterende indgåelse af en ansættelsesaftale mellem dig og os.

Hvis dette ikke skulle være tilfældet med hensyn til enkelte data, gør vi dig udtrykkeligt opmærksom på dette ved indsamling af de pågældende data.

Hvis vi ikke får stillet ansøgningsdataene til rådighed, kan vi ikke gennemføre ansøgningsprocessen med dig og dermed heller ikke indgå en ansættelsesaftale.

Hvis vi derudover indsamler personoplysninger fra dig, sker dette normalt kun, hvis disse informationer skal tilvejebringes i henhold til lov eller kontrakt eller er nødvendige i forbindelse med gennemførelsen af ansøgningsprocessen. Vi informerer dig – f.eks. ved at markere enkelte påkrævede data – hvis disse informationer er frivillige.

Hvis du sender os supplerende informationer, uden at vi har bedt dig om disse og uden at disse er nødvendige for ansøgningsprocessen, anvender vi ikke disse informationer i forbindelse med ansøgningsprocessen, disse skal dog af tekniske årsager og som dokumentation ligeledes gemmes sammen med dine andre ansøgningsdata.

D. På hvilket juridisk grundlag behandles dine personoplysninger?

Vores behandling af dine ansøgningsdata sker i forbindelse med egne ansøgninger til stillinger hos Freudenberg på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra b) i databeskyttelsesforordningen, derudover på vegne af den pågældende Freudenberg-arbejdsgiver, af ansøgningsdataene på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra b) i databeskyttelsesforordningen eller et sammenligneligt retsgrundlag iht. den gældende lovgivning i lande uden for EU/EØF, nærmere bestemt på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra f) i databeskyttelsesforordningen til varetagelse af Freudenberg-gruppens legitime interesse i en effektiv koncernovergribende ansøgningsproces.

Vi behandler også ansøgningsdata med henblik på opfyldelse af retslige forpligtelser, som vi er underlagt; dette sker på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra c) i databeskyttelsesforordningen. Til disse retslige forpligtelser hører specielt de for os foreskrevne registreringer hos socialsikringsinstitutioner og (skatte-) myndigheder, de for os evt. foreskrevne kontroller (f.eks. mod såkaldte “Sanktionslister”) og opfyldelsen af eksisterende opbevaringspligter for bestemte informationer.

For så vidt det er nødvendigt, behandler vi ud over gennemførelsen af ansøgningsprocessen og opfyldelsen af retslige forpligtelser også dine data med henblik på at varetage vores legitime interesser eller tredjemands interesser; dette sker på grundlag af artikel 6, stk 1, litra f) i databeskyttelsesforordningen. Til vores legitime interesser hører f.eks.

koncernovergribende processer med henblik på intern administration af ansøgningsdata;
anlæggelse af søgsmål og forsvar ved retssager;
forhindring og opklaring af strafbare handlinger, som f.eks. såkaldt “ansøgningssvindel”;
opretholdelse af sikkerheden for de it-systemer, vi anvender;
videreudvikling, udvidelse og administration af de it-systemer, som vi anvender, inklusive testdriften;
styring og videreudvikling af vores forretningsaktiviteter inklusive risikostyringen.

Hvis ansøgningsdataene indeholder særlige typer personoplysninger (som f.eks. sundhedsdata, religionsdata og data vedrørende din racemæssige og etniske oprindelse), behandler vi disse i forbindelse med egne ansøgninger til formål i overensstemmelse med vores arbejds- og socialretslige forpligtelser i henhold til loven; dette sker på grundlag af artikel 9, stk. 2, litra b) i databeskyttelsesforordningen; derudover på vegne af den pågældende Freudenberg-arbejdsgiver.

Hvis vi i løbet af ansøgningsprocessen giver dig mulighed for at afgive samtykke (f.eks. i forbindelse med ansøgerpools), behandler vi udelukkende de personoplysninger, der er omfattet af samtykket til de formål, der er angivet i samtykket. Dette sker på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra a) i databeskyttelsesforordningen. Såfremt samtykket vedrører behandlingen af særlige former for personoplysninger (som f.eks. sundhedsdata), sker behandlingen på grundlag af artikel 9, stk. 2, litra a) i databeskyttelsesforordningen.

Vær opmærksom på,

at afgivelsen af et samtykke altid sker frivilligt, og at hverken afgivelsen eller tilbagekaldelsen af et samtykke på et senere tidspunkt har negative følger for gennemførelsen af din ansøgningsproces;
at manglende afgivelse af et samtykke eller tilbagekaldelsen på et senere tidspunkt alligevel kan have følger, hvis vi så ikke længere kan gennemføre bestemte databehandlingsprocesser; vi vil informere dig om disse følger inden afgivelse af samtykket, og
at du til hver en tid kan tilbagekalde et samtykke, du har givet os, med fremtidig virkning, f.eks. ved at meddele det til os (eller det/de i samtykket nævnte Freudenberg-selskab(er));
at vi også i tilfælde af, at samtykket tilbagekaldes, kan være berettiget til at fortsætte den pågældende behandling – eventuelt i reduceret omfang – på grundlag af en lovbestemt tilladelse.

E. Hvem modtager dine personoplysninger?

Dine personoplysninger behandles grundlæggende inden for Freudenberg. Afhængig af personoplysningernes type har kun bestemte afdelinger/organisationsenheder adgang til dine personoplysninger. Hertil hører blandt andet de ansatte hos Freudenberg, der beskæftiger sig med gennemførelsen af ansøgningsprocessen.

Vi videregiver derudover dine ansøgningsdata til de Freudenberg-arbejdsgivere, der til gennemførelse af den fortsatte ansøgningsproces skal have kendskab til ansøgningsdataene.

Ved hjælp af en rolle- og autorisationsplan er adgangen inden for vores virksomhed begrænset til de funktioner og det omfang, der er nødvendigt i forbindelse med det pågældende behandlingsformål.

Derudover kan vi, hvis det er tilladt ifølge loven, også videregive ansøgningsdata til tredjemand uden for vores virksomhed. Til disse eksterne modtagere hører først og fremmest

de leverandører, som vi har bemyndiget i forbindelse med ansøgningsprocessen, som leverer ydelser på særligt kontraktligt grundlag, der også kan omfatte behandling af personoplysninger, samt de med vores accept anvendte underleverandører til vores leverandører, samt
ikke-offentlige og offentlige instanser, for så vidt vi er forpligtet til at overlevere dine personoplysninger som følge af retslige forpligtelser.

F. Videregives personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS?

Ja, på grund af Freudenberg-gruppens globale struktur kræves der eventuelt også en videregivelse af personoplysninger til modtagere i såkaldte “tredjelande”. “Tredjelande” er lande uden for den Europæiske Union eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, hvor der ikke uden videre kan regnes med et databeskyttelsesniveau, som kan sammenlignes med det, der findes i den Europæiske Union.

Inden en sådan videregivelse kontrollerer vi dog altid, om denne allerede er tilladt på grundlag af en lovbestemmelse (f.eks. på grundlag af artikel 49 i databeskyttelsesforordningen). Inden en sådan videregivelse sikrer vi i øvrigt, at det nødvendige, passende databeskyttelsesniveau forefindes i det pågældende tredjeland eller hos modtageren i tredjelandet. Dette kan f.eks. være i form af en såkaldt “afgørelse om tilstrækkelighed” fra den Europæiske Kommission, hvor der fastlægges et passende databeskyttelsesniveau for et bestemt tredjeland. Alternativt kan vi også understøtte videregivelsen af data på de såkaldte “EU standardkontraktbestemmelser”, der er aftalt med en modtager.

Vi stiller gerne yderligere oplysninger om de egnede og passende garantier om overholdelse af et passende databeskyttelsesniveau til rådighed på forespørgsel.

G. Lagringsperiode

Vi lagrer i princippet dine personoplysninger, så længe vi har en legitim interesse i den fortsatte lagring, og dine interesser i at bringe lagringens forsættelse til ophør ikke går forud herfor.

I reglen lagres dine ansøgningsdata mindst indtil slutningen af ansøgningsprocessen. I tilfælde af et afslag gemmes dataene derudover i seks måneder eller iht. de gældende frister i landet for den pågældende Freudenberg-arbejdsgiver efter modtagelse af skrivelsen med afslag.

Ved indgåelse af en ansættelsesaftale stiller vi en separat databeskyttelseserklæring til rådighed for ansatte, hvis og såfremt dette er nødvendigt i forbindelse med den gældende lovgivning for den pågældende Freudenberg-arbejdsgiver.

H. Dine rettigheder

Du har som registreret ret til

indsigt i dine lagrede personoplysninger iht. artikel 15 i databeskyttelsesforordningen;
berigtigelse af urigtige eller ufuldstændige data iht. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen;
sletning af personoplysninger iht. artikel 17 i databeskyttelsesforordningen;
begrænsning af behandling iht. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen;
dataportabilitet iht. artikel 20 i databeskyttelsesforordningen, og
indsigelse mod behandling af personoplysninger, der vedrører dig iht. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Hvis du vil udøve disse rettigheder, kan du til hver en tid henvende dig til os – f.eks. via en af de angivne kontaktveje, der er angivet i starten af disse databeskyttelsesinformationer.

Hvis du måtte have spørgsmål om behandlingen af dine data, kan du også henvende dig til vores databeskyttelsesrådgiver.

Du er desuden berettiget til at indsende en klage til en af de tilsynsførende myndigheder for databeskyttelse iht. artikel 77 i databeskyttelsesforordningen.

I. Hvem kan jeg kontakte, hvis jeg har spørgsmål?

Ved spørgsmål til dine rettigheder kan du hurtigst kontakte os via dataprotection-support@freudenberg.com.

Du kan finde kontaktdataene for Freudenberg & Co. KG i starten af denne databeskyttelseserklæring.

Kontaktdataene for den/de pågældende Freudenberg-arbejdsgiver(e) stiller vi til rådighed i løbet af ansøgningsprocessen.