Prijavni postopek pri Freudenbergu

Skupina Freudenberg se veseli vašega obiska na našem zaposlitvenem portalu in zanimanja za podjetje skupine Freudenberg.

V tej izjavi o varstvu podatkov vam dajemo zakonsko predpisane informacije o obdelavi vaših osebnih podatkov in vaših pravicah na podlagi veljavnih predpisov o varstvu podatkov - zlasti Splošne uredbe EU o varstvu podatkov (“GDPR”) in Zveznega zakona o varstvu podatkov (“BDSG”).

Ta izjava o varstvu podatkov se nanaša na obdelavo osebnih podatkov v namen prijavnega postopka, tako za zunanje prijave kot tudi za prijave zaposlenih, ki so že zaposleni v eni izmed družb Freudenberg (“interne prijave”).

A. Kdo je odgovoren za obdelavo osebnih podatkov?

Freudenberg & Co. KG je odgovorna za obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z zakonodajo o varstvu podatkov, ki je odgovorna za centralno upravljanje prijavnih prosilcev za vsa podjetja v skupini Freudenberg in v tem okviru obdeluje vse prijave, prejete prek prijavnih kanalov, ki jih centralno zagotavlja skupina Freudenberg.

Freudenberg & Co. KG (“Freudenberg”) lahko kontaktirate po pošti (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Nemčija) ali po e-pošti (info@freudenberg.com).

Kolikor smo v teh informacijah o varstvu podatkov omenjeni “mi” ali “nas”, se to nanaša na omenjeno družbo.

S pooblaščeno osebo za varstvo podatkov Freudenberga lahko stopite v stik kot sledi: active-Mind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H.– Pooblaščena oseba za varstvo podatkov Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Nemčija, telefon +49 2202 28 941-0, e-pošta dataprotection-support@freudenberg.com.

V nadaljni postopek prijave so poleg Freudenberga vključena tudi druge družbe v skupini Freudenberg. To je predvsem družba, ki je objavila prosto delovno mesto, na katerega se inciativno prijavljate za razpis ali ki ima prosto delovno mesto, ki ustreza vaši prijavi (“delodajalec iz Freudenberga”). Za več informacij glejte razdelek E. spodaj.

B. Kateri osebni podatki se obdelujejo za postopek prijave?

Da bi lahko obdelali vašo prijavo, moramo obdelati vaše osebne podatke. To so običajno tako imenovani glavni in procesni podatki, ki jih imenujemo prijavni podatki.

• Za glavne podatke smatramo osnovne podatke o vas in zlasti opravljenem prijavnem postopku, še posebej

• vse informacije, ki nam jih posredujete med prijavnim postopkom ali ki jih zahtevamo od vas (npr. ime, naslov, telefonska številka, e-poštni naslov, datum rojstva, zakonski stan, državljanstvo, veroizpoved, izobrazba, jezikovno znanje, predhodna zaposlitev pri drugih delodajalcih, reference); kot tudi

• podatke, ki jih zbiramo v zvezi z vašo morebitno zaposlitvijo pri nas (kot so zlasti podatki o vašem možnem položaju, morebitni organizacijski integraciji v naše podjetje, možnem trajanju razporeditve in predlagani plači).

• - Kot procesne podatke razumemo osebne podatke, ki nastanejo med postopkom prijave in presegajo zgolj spreminjanje vaših glavnih podatkov, zlasti

• informacije o delovnih razgovorih z vami (zlasti datum, kraj, udeleženci);
• informacije o kakršnih koli storitvah, ki smo jih morda opravili, na primer povračilo potnih stroškov;
• informacije, ki nam jih posredujete med postopkom prijave - bodisi aktivno bodisi kot odziv na našo zahtevo - in presegajo zgoraj omenjene glavne podatke. To velja zlasti za informacije o prejemkih/honorarjih v okviru prejšnje zaposlitve pri drugih delodajalcih;
• nadaljnje osebne podatke o vas ali, če je potrebno, o tretjih osebah, ki jih od vas prejmemo med postopkom prijave. Osebni podatki tretjih oseb vključujejo na primer ime, starost in vrsto odnosa z ljudmi, ki vas bodo morebiti spremljali med službo za nas v tujini.

Podatki o prijavi izrecno vključujejo tudi posebne vrste osebnih podatkov, zlasti informacije v zvezi z vašo narodnostjo, zdravjem (npr. zavrnitev razgovora za službo zaradi bolezni), morebitno navedeno članstvo v sindikatu, vašo vero ali kakršno koli invalidnost.

Interne prijave: Če se kot zaposleni v podjetju v skupini Freudenberg prijavite na delovno mesto v skupini Freudenberg in nam pošljete svojo prijavo s sistemom, ki je predviden v ta namen (trenutno v Workday), nam lahko po potrebi prek sistema pošljete dodatne informacije.

Zgoraj omenjene osebne podatke običajno prejmemo neposredno od vas. V nekaterih primerih lahko podatki o prijavi vključujejo tudi osebne podatke, ki jih zbiramo o tretjih osebah v skladu z veljavnimi zakonskimi določbami (običajno na vašo pobudo, potem ko ste bili vnaprej obveščeni ali, če je primerno, z vašim dovoljenjem ali soglasjem); na primer informacije, ki jih dobimo od vaših predhodnih delodajalcev, centrov za usposabljanje ali tako imenovanih referenčnih kontaktov.

Interne prijave: V primeru internih prijav vam lahko damo priložnost, da se obrnete na kontaktne osebe pri predhodnem delodajalcu v Freudenbergu, npr. z navedbo takšnih referenčnih kontaktov. V tem primeru se bodo informacije, ki jih prejmemo s strani teh kontaktnih osebe, stekale v vaše glavne/procesne podatke.

Upoštevajte, da se lahko obseg prijavnih podatkov razlikuje glede na delovno mesto, na katerega se prijavljate: različni delodajalci v Freudenbergu bodo morda morali upoštevati različne (delovne) zakonske zahteve; to lahko vpliva na vrsto in obseg obdelave osebnih podatkov v prijavnih postopkih. Iz tega razloga vam lahko mi kot zadevni delodajalec v Freudenbergu med postopkom prijave zagotovi dodatne informacije o obdelavi osebnih podatkov.

C. Ste dolžni posredovati osebne podatke?

Navedba prijavnih podatkov je potrebna za izvedbo prijavnega postopka in sklenitev pogodbe o zaposlitvi med vami in nami.

Če to ne velja za posamezne podatke, vas bomo na to pri zbiranju ustreznih podatkov izrecno opozorili.

Če zbiramo osebne podatke o vas, ki presegajo ta okvir, se to običajno zgodi le, če zagotavljanje teh podatkov zahteva zakon ali pogodba ali je to potrebno za izvajanje prijavnega postopka. Obveščali vas bomo – npr. z označevanjem posameznih zahtevanih podatkov - če je njihovo razkritje prostovoljno.

Če nam posredujete dodatne podatke, ne da bi jih od vas zahtevali in ne da bi bile potrebni za postopek prijave, teh podatkov ne bomo uporabili za namene prijavnega postopka, vendar jih moramo zaradi tehničnih razlogov in zaradi preverjanja vseeno shraniti skupaj z vašimi preostalimi prijavnimi podatki.

D. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?

Obdelava vaših prijavnih podatkov za vaše lastne prijave na delovna mesta v Freudenbergu poteka na podlagi 1b odstavka 6. člena GDPR, sicer pa poteka obdelava prijavnih podatkov v imenu zadevnega delodajalca v Freudenbergu na podlagi 1b odstavka 6. člena GDPR ali na primerljivi pravni podlagi v skladu z veljavno zakonodajo v državah zunaj EU/EGP na podlagi prvega odstavka 6. člena GDPR, da se zaščiti zakoniti interes skupine Freudenberg v učinkovitem postopku prijave v celotni skupini.

Prijavne podatke obdelujemo tudi za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, ki smo jim zavezani; to se izvaja na podlagi 1c odstavka 6. člena GDPR. Te zakonske obveznosti vključujejo zlasti poročila, ki jih moramo predložiti agencijam za socialno varnost in (davčnim) organom, preglede, ki jih bomo morda morali opraviti (npr. glede tako imenovanih “seznamov sankcij”), in izpolnitev obstoječe obveze hranjenja za nekatere informacije.

Po potrebi obdelujemo vaše podatke poleg izvajanja prijavnega postopka in izpolnjevanja zakonskih obveznosti, tudi za zaščito naših zakonitih interesov ali interesov tretjih oseb; to se stori na podlagi člena 1f odstavka 6. člena GDPR. Naši legitimni interesi vključujejo na primer

• skupinski procesi za interno upravljanje aplikacijskih podatkov;
• uveljavljanje pravnih zahtevkov in obramba v pravnih sporih;
• preprečevanje in preiskovanje kaznivih dejanj, kot so npr. tako imenovana “prevara pri prijavi”;
• zagotavljanje varnosti informacijskih sistemov, ki jih uporabljamo;
• nadaljnji razvoj, razširitev in upravljanje informacijskih sistemov, ki jih uporabljamo, vključno s preizkusnimi operacijami;
• upravljanje in nadaljnji razvoj naših poslovnih dejavnosti, vključno z obvladovanjem tveganj.

Če vsebujejo prijavni podatki posebne vrste osebnih podatkov (kot so zdravstveni podatki, verski podatki in podatki o vašem rasnem in etničnem poreklu), jih obdelujemo za lastne prijave v namen izvajanja obveznosti, ki jih imamo po delovnopravni in zakonodaji socialnega varstva, ki jih določa zakon; to se stori na podlagi 2a odstavka 9. člena GDPR; sicer v imenu zadevnega delodajalca v Freudenbergu.

V kolikor vam damo možnost, da med postopkom prijave dodelite soglasje (npr. v povezavi s skupinami prosilcev), potem vaše osebne podatke, ki so vključeni v soglasje, obdelujemo izključno za namene, ki so navedeni v soglasju. To se naredi na podlagi 1a odstavka 6. člena GDPR. Če se soglasje nanaša na obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov (na primer zdravstvenih podatkov), poteka obdelava podatkov na podlagi 2a odstavka 9. člena GDPR.

Prosimo, upoštevajte

• dodelitev soglasja je vedno prostovoljna in niti odobritev niti kaznejši preklic soglasja nimata negativnih posledic na potek vašega prijavnega postopka;
• da je lahko neododelitev soglasja ali njen kasnejši preklic kljub temu povezana s posledicami, če po tem ne bomo več mogli izvajati nekaterih postopkov obdelave podatkov; o teh posledicah vas bomo obvestili pred privolitvijo in
• da lahko svojo privolitev kadar koli prekličete z učinkom za naprej, npr. tako, da nas o tem obvestite (ali podjetja Freudenberga, navedena v soglasju);
• tudi če je vaša privolitev umaknjena, smo lahko upravičeni do nadaljevanja ustrezne obdelave podatkov - po možnosti v manjši meri - na podlagi zakonitega dovoljenja.

E. Kdo bo prejel vaše osebne podatke?

Vaši osebni podatki se običajno obdelujejo v Freudenbergu. Dostop do vaših osebnih podatkov imajo glede na vrsto osebnih podatkov le določeni oddelki/organizacijske enote. To vključuje zlasti zaposlene v Freudenbergu, ki izvajajo prijavne postopke.

Vaše prijavne podatke posredujemo tudi delodajalcu (delodajalcem) iz Freudenberga, ki mora (-jo) biti seznanjen (-i) s podatki za prijavo, da lahko izvede (-jo) nadaljnji prijavni postopek.

S konceptom vloge in pooblastila je dostop do vaših podatkov znotraj našega podjetja omejen na tiste funkcije in obseg, ki sta potrebna za posamezen namen obdelave.

Poleg tega lahko podatke o prijavi prenesemo tudi drugim tretjim osebam zunaj našega podjetja v obsegu, ki ga dovoljuje zakon. Ti zunanji prejemniki vključujejo zlasti

• ponudnike storitev, ki smo jih pooblastili v zvezi s prijavnim postopkom, ki za nas opra-vljajo storitve na ločeni pogodbeni podlagi, ki lahko vključuje tudi obdelavo osebnih podatkov, pa tudi podizvajalci naših ponudnikov storitev, ki so sodelovali z našim soglasjem, tako dobro, kot
• nejavne in javne organe, v kolikor smo jim zaradi zakonskih obveznosti dolžni posredovati vaše osebne podatke.

F. Ali se osebni podatki prenašajo prejemnikom zunaj EU/EGP?

Da, zaradi globalne strukture skupine Freudenberg bo morda treba tudi osebne podatke prenašati prejemnikom v tako imenovanih “tretjih državah”. “Tretje države” so države zunaj Evropske unije ali Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru, pri katerih ni mogoče preprosto domnevati ravni varstva podatkov, primerljive s tisto v Evropski uniji.

Pred takim prenosom pa vedno preverimo, ali je to na podlagi zakonske določbe že dovoljeno (npr. na podlagi 49. člena GDPR). Poleg tega pred takim prenosom zagotovimo, da je potrebna ustrezna raven varstva podatkov zagotovljena v zadevni tretji državi ali pri prejemniku v tretji državi. To je lahko zlasti posledica tako imenovane “odločbe o ustreznosti”Evropske komisije, s katero se na splošno določi ustrezna raven varstva podatkov za določeno tretjo državo. Lahko pa tudi prenos podatkov utemeljimo na tako imenovanih “standardnih pogodbenih klavzulah EU”, dogovorjenih s prejemnikom.

Z veseljem vam bomo na zahtevo posredovali dodatne informacije o primernih in ustreznih garancijah za vzdrževanje ustrezne ravni varstva podatkov.

G. Obdobje hranjenja

Vaše osebne podatke običajno hranimo, če imamo legitimen interes za to hranjenje in če vaši interesi, da ne nadaljujete s hranjenjem, ne odtehtajo vaših interesov.

Podatki o prijavi bodo praviloma shranjeni vsaj do konca prijavnega postopka. V primeru zavrnitve se bodo podatki hranili tudi še šest mesecev po prejemu zavrnilnega pisma ali v skladu s predpisanimi roki v državi zadevnega delodajalca v Freudenbergu.

Ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi vam bomo posredovali ločeno izjavo o varstvu podatkov za zaposlene, če in v kolikor to zahteva zakonodaja, ki velja za zadevnega delodajalca v Freudenbergu.

H. Vaše pravice

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate pravico

• ­­­­­do informacij o osebnih podatkih, shranjenih o vas, 15. člen GDPR;
• ­­­­­­­­­­­popraviti napačne ali nepopolne podatke, 16. člen GDPR;
• do izbrisa osebnih podatkov 17. člen GDPR;
• do omejitve obdelave, 18. člen GDPR;
• ­­­­­­­do prenosljivosti podatkov, 20. člen GDPR in
• ­da nasprotujete obdelavi vaših osebnih podatkov, 21. člen GDPR.

Za uveljavljanje teh pravic nas lahko stopite z nami v stik kadar koli - npr. prek enega od kontaktnih kanalov, določenih na začetku teh informacij o varstvu podatkov.

Če imate kakršna koli vprašanja glede obdelave vaših podatkov, se lahko obrnete tudi na našega uradnika za varstvo podatkov.

Prav tako ste upravičeni do pritožbe pri pristojnem nadzornem organu za varstvo podatkov, 77. člen GDPR.

I. Na koga se lahko obrnem, če imam kakršna koli vprašanja?

Če imate kakršna koli vprašanja o svojih pravicah, se najhitreje obrnite na nas preko dataprotection-support@freudenberg.com.

Kontaktne podatke za podjetje Freudenberg & Co. KG najdete na začetku te izjave o varstvu podatkov.

Med prijavnim postopkom vam bomo posredovali kontaktne podatke zadevnih delodajalcev v Freudenbergu.