Процедура отбора кандидатов на вакантные места в Freudenberg

Группа предприятий Freudenberg («Фройденберг») рада, что Вы посетили наш портал вакансий и проявили интерес к предприятиям группы Freudenberg.

В настоящем заявлении об обработке и защите персональных данных мы предоставляем Вам предусмотренную законом информацию об обработке Ваших персональных данных и Ваших правах на основании применимых регламентов о защите данных – в частности, Общего регламента ЕС по защите данных («DSGVO») и Федерального закона о защите данных («BDSG»).

Настоящее заявление об обработке и защите персональных данных относится к обработке персональных данных в целях отбора кандидатов на вакансии, а именно как резюме, поступающих извне, так и резюме сотрудников, уже занятых в одной из компаний группы Freudenberg («внутренние резюме»).

A. Кто отвечает за обработку персональных данных?

Ответственным за обработку Ваших персональных данных в соответствии с правовыми нормами по обработке и защите данных является компания Freudenberg & Co. KG («Фройденберг & Ко. КГ»), которая отвечает за центральный менеджмент кандидатов на вакансии во всех предприятиях группы Freudenberg и в этой связи осуществляет обработку всех резюме, поступающих через центральные каналы подачи резюме, предоставленные в распоряжение группой предприятий Freudenberg.

В компанию Freudenberg & Co. KG («Freudenberg» – «Фройденберг») Вы можете обратиться по почтовому адресу (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Германия) или по электронной почте (info@freudenberg.com).

Если в настоящей информации об обработке и защите данных употребляются слова «мы» или «нас (нам)», то они относятся к вышеуказанной компании.

Вы можете обратиться к уполномоченному по защите данных по следующему адресу: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H.– Datenschutzbeauftragter (уполномоченный по защите данных) Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Германия, е-mail: dataprotection-support@freudenberg.com.

В дальнейшем наряду с Freudenberg к процедуре отбора кандидатов привлечены также другие предприятия группы Freudenberg. При этом речь идет прежде всего о том предприятии, которое объявило конкурс на вакансию, в которое Вы по собственной инициативе подаете заявление на вакансию, или которое имеет вакансию, подходящую к Вашему резюме («работодатель Freudenberg»). Дополнительную информацию по этому вопросу Вы найдете ниже в разделе Е.

B. Какие персональные данные подвергаются обработке в рамках процедуры отбора кандидатов?

Для работы с Вашим резюме мы должны подвергать обработке Ваши персональные данные. При этом обычно речь идет о так называемых основных и дополнительных данных, которые мы совокупно называем данными кандидатов.

Под основными данными мы понимаем главные данные о Вашей личности и проведенной процедуре отбора кандидатов, в частности
всю информацию, которую Вы сообщаете нам в ходе процедуры отбора, и (или) которую мы запрашиваем у Вас (напр., фамилия, адрес, телефон, адрес электронной почты, дата рождения, семейное положение, гражданство, вероисповедание, образование, знание иностранных языков, занятость у других работодателей в прошлом, референсные контакты), а также
данные, которые мы регистрируем в связи с возможным принятием Вас к нам на работу (в частности, сведения о Вашей возможной должности, возможном организационном включении в наше предприятие, возможной длительности работы и предложенном окладе).
Под дополнительными данными мы понимаем такие персональные данные, которые появляются в процессе рассмотрения Вашей кандидатуры и выходят за рамки простого изменения Ваших основных данных, в частности
информацию о проведенных с Вами собеседованиях как с кандидатом на вакантное место (особ. дата, место, участники);
информацию о выплатах (услугах), которые мы могли Вам предоставить, напр., возмещение дорожных расходов;
информацию, которую Вы предоставляете нам в процессе рассмотрения Вашей кандидатуры – активным образом или по нашему запросу – и которая выходит за рамки названных выше основных данных. Это касается, в частности, сведений о заработной плате (гонораре) во время занятости у других работодателей в прошлом;
другие Ваши персональные данные или, возможно, данные третьих лиц, которые мы получим от Вас в процессе рассмотрения Вашей кандидатуры. К персональным данным третьх лиц относятся, например, фамилия, возраст и вид отношения к лицам, которых Вы, возможно, будете сопровождать за границу во время работы у нас.

К данным кандидатов прямо относятся и особые виды персональных данных, в частности, сведения о Вашем гражданстве, здоровье (напр., отказ кандидата от собеседования по причине заболевания), членстве в профсоюзах, которое Вы, возможно, указали, о Вашем вероисповедании или возможном наличии у Вас инвалидности.

Внутренние резюме: если Вы, будучи сотрудником одной из компаний группы Freudenberg, претендуете на вакансию внутри группы Freudenberg и направляете нам резюме через предоставленную для этой цели систему (в настоящее время – Workday), Вы можете сообщить нам через эту систему дополнительную информацию.

Вышеназванные персональные данные мы получаем от Вас, как правило, прямым путем. В определенных случаях к данным кандидата могут также относиться такие персональные данные, которые мы с соблюдением соответственных применимых положений закона собираем у третьих лиц (как правило, по Вашему предложению, после предварительной постановки Вас в известность или, возможно, с Вашего предварительного или последующего согласия); например, такая информация, которую мы получаем от Вашего прежнего работодателя (-ей), из мест обучения или от т. наз. референсных контактов.

Внутренние резюме: в случае подачи внутренних резюме мы можем предоставить Вам возможность обеспечить нам контакт с контактными лицами Вашего прежнего работодателя группы Freudenberg, если Вы, напр., сообщите нам такие референсные контакты. В таком случае в Ваши основные (дополнительные) данные также будет включена информация, полученная от этих контактных лиц.

Обратите внимание, что объем данных кандидата может варьировать в зависимости от того, на какую вакансию Вы претендуете: на разных работодателей группы Freudenberg может быть возложена обязанность по соблюдению различных правовых (из области трудового права) требований; это может повлиять на вид и объем обработки персональных данных в процессе отбора кандидата. По этой причине в ходе рассмотрения Вашей кандидатуры Вам может быть предоставлена дополнительная информация об обработке персональных данных как с нашей стороны, так и со стороны соответствующего работодателя группы Freudenberg.

C. Обязаны ли Вы предоставлять персональные данные?

Предоставление данных кандидата является необходимым для проведения процедуры отбора кандидатов на вакансию и, возможно, следующего за ней заключения трудового договора между Вами и нами.

Если не будет необходимости в получении отдельных данных, мы будем прямо указывать Вам на это обстоятельство при сборе соответствующих данных.

Без предоставления данных в рамках процедуры отбора мы не сможем рассмотреть Вашу кандидатуру и тем самым заключить с Вами трудовой договор.

Если мы собираем о Вас дополнительные персональные данные, то, как правило, это происходит в случае, если предоставление этой информации предусмотрено в законном или договорном порядке или является необходимым для проведения процедуры отбора кандидата. Мы проинформируем Вас – напр., отметкой напротив отдельных требуемых данных, – если их указание является добровольным.

Если Вы предоставите нам дополнительную информацию, которой мы у Вас не запрашивали, и в которой нет необходимости для рассмотрения Вашей кандидатуры, мы не будем использовать эту информацию при рассмотрении Вашей кандидатуры, но, тем не менее, по техническим причинам и с целью документации мы обязаны хранить ее вместе с прочими данными о Вашей кандидатуре.

D. Правовая основа обработки Ваших персональных данных

Мы осуществляем обработку Ваших данных кандидата в случае собственных резюме на вакансии в Freudenberg – на основании ст. 6 ч. 1 b) DSGVO, а в остальных случаях – по поручению соответствующего работодателя группы Freudenberg, который обрабатывает данные кандидата на основании ст. 6 ч. 1 b) DSGVO или сравнимом правовом основании согласно применимому законодательству в странах за пределами ЕС (ЕЭЗ), а именно на основании ст. 6 ч. 1 f) DSGVO в целях соблюдения оправданной заинтересованности группы Freudenberg в эффективности процесса отбора кандидатов внутри всей группы.

Мы осуществляем обработку данных кандидата также для соблюдения возложенных на нас правовых обязанностей; основанием для этого является ст. 6 ч. 1 с) DSGVO. В эти правовые обязанности входят, в частности, предписываемые нам уведомления организаций социального страхования и органов власти (в том числе и налоговых), возможные предписываемые нам проверки (напр., т. наз. «санкционные списки») и выполнение существующих обязанностей хранения определенной информации.

При необходимости мы также осуществляем обработку Ваших данных, выходя за рамки процедуры отбора кандидатов и выполнения правовых обязанностей, с учетом нашей оправданной интересованности или заинтересованности третьих лиц; основанием для этого является ст. 6 ч. 1 f) DSGVO. К нашей оправданной заинтересованности относятся, например

процессы внутреннего управления данными кандидатов в пределах концерна;
предъявление законных требований и защита в правовых спорах;
предупреждение и раскрытие уголовных деяний, например, т. наз. мошенничества с документами при подаче резюме;
обеспечение безопасности используемых нами ИТ-систем;
усовершенствование, расширение и администрация используемых нами ИТ-систем, включая режим отладки;
управление и усовершенствование нашей коммерческой деятельности, включая управление рисками.

Если данные кандидата содержат особые виды персональных данных (например, сведения о здоровье, религиозной принадлежности, расовом или этническом происхождении), мы подвергаем их обработке в случае, если резюме поступило из наших собственных предприятий, – в целях соблюдения возложенных на нас трудовым и социальным законодательством обязанностей в установленном законом объеме; основанием для этого является ст. 9 ч. 2 b) DSGVO; в остальных случах – по поручению соответствующего работодателя группы Freudenberg.

В случае, если мы в ходе процедуры отбора кандидатов предоставляем Вам возможность дать свое согласие (напр., в связи с каталогом кандидатов), мы подвергаем обработке предусмотренные в согласии персональные данные только в целях, указанных в согласии. Основанием для этого является ст. 6 ч. 1 а) DSGVO. В случае, если в согласии содержится ссылка на обработку особых видов персональных данных (напр., данных о здоровье), обработка данных производится согласно ст. 9 ч. 2 а) DSGVO.

Просьба обратить внимание на то, что

- согласие всегда является добровольным, и что ни согласие, ни его отзыв в болеее поздний момент не имеет негативных последствий для процедуры рассмотрения Вашей кандидатуры;
- отказ в согласии или его отзыв в болеее поздний момент, тем не менее, может быть связан с последствиями, если мы в этом случае не сможем выполнить определенные операции по обработке данных; о таких последствиях мы поставим Вас в известность перед дачей согласия, и Вы можете в любое время отозвать уже данное согласие с действием на будущее, напр., направив сообщение нам или в компанию (-ии) группы Freudenberg, названную (-ые) в согласии;
- мы вправе даже в случае отзыва согласия осуществлять соответствующую обработку данных – возможно, в меньшем объеме, – на основании предусмотренного законом разрешения.

E. Кто получит Ваши персональные данные?

Ваши персональные данные подвергаются обработке только в пределах Freudenberg. В зависимости от вида персональных данных доступ к Вашим персональным данным имеют только определенные отделы (структурные единицы). К ним относятся, в частности, сотрудники Freudenberg, в задачи которых входит процедура отбора кандидатов на вакансии.

Кроме того, мы передаем Ваши данные кандидата работодателю (-ям) предприятий группы Freudenberg, которые должны иметь информацию о данных кандидата для продолжения процедуры отбора.

Благодаря концепции ролей и авторизации доступ внутри нашего предприятия ограничен такими функциями и таким объемом, которые необходимы для достижения соответствующей цели обработки данных.

Кроме того, мы также можем передавать данные кандидата в допустимом законом объеме другим третьим лицам за пределами нашего предприятия. К этим внешним получателям данных относятся, в частности,

- уполномоченные нами в связи с проведением процедуры отбора кандидатов поставщики услуг, которые оказывают нам услуги на отдельной договорной основе (эти услуги могут охватывать также обработку персональных данных), а также подключенные с нашего согласия субподрядчики этих поставщиков услуг, а также
- государственные и публично-правовые учреждения и учреждения, не являющиеся таковыми, в случае, если мы обязаны передавать Ваши персональные данные в силу своих законных обязанностей.

F. Будут ли переданы персональные данные за пределы ЕС (ЕЭЗ)?

Да, в связи с глобальностью структуры группы Freudenberg при определенных обстоятельствах необходима также передача персональных данных получателям в т. наз. третьих странах. Третьи страны – это страны за пределами Европейского союза или Европейской экономической зоны, в которых нельзя прямо предполагать наличие уровня защиты данных, сравнимого с Европейским союзом.

Однако, перед такой передачей данных мы всегда проверяем, допустима ли она уже на основании положений закона (напр., на основании ст. 49 DSGVO). В остальных случаях перед такой передачей данных мы обеспечиваем требуемый соразмерный уровень защиты данных в соответствующей третьей стране или у получателя в третьей стране. Это может вытекать, в частности, из т. наз. «Постановления о соразмерности» Европейской комиссии, с помощью которого определяется общее наличие соразмерного уровня защиты данных в определенной третьей стране. В качестве альтернативы мы можем обосновать передачу данных также т. наз. «Стандартными договорными условиями ЕС» при наличии такой договоренности с получателем.

Дополнительную информацию о надлежащих и соразмерных гарантиях соблюдения соразмерного уровня защиты данных мы с удовольствием предоставим Вам по запросу.

G. Длительность хранения данных

Мы храним Ваши персональные данные в каждом случае на период наличия у нас оправданной заинтересованности в их хранении, и если не перевешивает Ваша заинтересованность в прекращении их дальнейшего хранения.

Как правило, данные Вашего резюме сохраняются не менее чем до завершения процедуры отбора кандидатов. Кроме того, в случае отклонения Вашей кандидатуры данные хранятся в течение шести месяцев или соответственно установленным срокам в стране соответствующего работодателя группы Freudenberg после получения Вами письма об отклонении Вашей кандидатуры.

При заключении трудового договора мы предоставим Вам отдельное заявление об обработке и защите данных для сотрудников, если этого требуют правовые нормы, применяемые к соответствующему работодателю группы Freudenberg, и в соответствующем объеме.

H. Ваши права

Вы как непосредственно затронутое лицо имеете право

на получение справок о своих сохраненных персональных данных, ст. 15 DSGVO;
на внесение исправлений в неверные или неполные данные, ст. 16 DSGVO;
на удаление персональных данных, ст. 17 DSGVO;;
на ограничение обработки данных, ст. 18 DSGVO;
на передаваемость данных, ст. 20 DSGVO и
на подачу возражения против обработки касающихся Вас персональных данных, ст. 21 DSGVO.

Для того, чтобы воспользоваться этими правами, Вы можете в любое время обратиться к нам – напр., по контактным данным, указанным в начале настоящей информации об обработке и защите данных.

При возникновении вопросов к обработке своих данных Вы можете обратиться к нашему уполномоченному по защите данных.

Кроме того, Вы вправе подать жалобу в компетентное надзорное ведомство по вопросам защиты данных, ст. 77 DSGVO.

I. К кому обращаться с вопросами?

При наличии вопросов о Ваших правах самый быстрый способ связаться с нами – это электронная почта: dataprotection-support@freudenberg.com.

Контактные данные Freudenberg & Co. KG Вы найдете в начале настоящего заявления об обработке и защите данных.

Контактные данные соответствующего работодателя (-ей) группы Freudenberg мы предоставим Вам в ходе процедуры отбора кандидата.