Výberové konania v spoločnosti Freudenberg

Skupina spoločností Freudenberg sa teší z vašej návštevy na našom portáli otvorených pozícií (Jobportal) a z vášho záujmu o spoločnosť skupiny Freudenberg.

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov vám poskytujeme zákonom prepísané informácie o spracúvaní vašich osobných údajov a o vašich právach na základe aplikovaných predpisov týkajúcich sa ochrany osobných údajov – predovšetkým všeobecného nariadenia EÚ o ochrane údajov („GDPR“) a spolkového zákona o ochrane osobných údajov („BDSG“).

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa vzťahuje na spracúvanie osobných údajov na účely výberového konania, a síce tak pre externých uchádzačov, ako aj pre uchádzačov z radov zamestnancov, ktorí sú už zamestnaní v niektorej zo spoločností Freudenberg („interní uchádzači“).

A. Kto zodpovedá za spracúvanie osobných údajov?

Z pohľadu právnej ochrany osobných údajov zodpovedá za spracúvanie vašich osobných údajov spoločnosť Freudenberg & Co. KG, ktorá je zodpovedná za centrálny manažment uchádzačov pre všetky spoločnosti skupiny Freudenberg a v tejto súvislosti spracúva všetky žiadosti doručené prostredníctvom rôznych kanálov na výberové konania, ktoré poskytuje skupina Freudenberg centrálne.

Spoločnosť Freudenberg & Co. KG („Freudenberg“) môžete osloviť poštou (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Deutschland) alebo e-mailom (info@freudenberg.com).

Pokiaľ v tejto informácii o ochrane osobných údajov hovoríme o „my“ alebo „nás/nám“, vzťahuje sa to vždy na vyššie menovanú spoločnosť.

Zodpovednú osobu spoločnosti Freudenberg môžete kontaktovať nasledovne: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H. – Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Deutschland, e-mail dataprotection-support@freudenberg.com.

V ďalšom procese sú do výberového konania zapojené popri spoločnosti Freudenberg aj ďalšie spoločnosti skupiny Freudenberg. Ide tu predovšetkým o tú spoločnosť, ktorá vypísala voľné miesto, u ktorej sa iniciatívne uchádzate o voľnú pozíciu, alebo ktorá má voľné miesto, ktoré sa hodí ku vašej žiadosti o zamestnanie („zamestnávateľ Freudenberg“). Ďalšie informácie nájdete v kapitole E. nižšie.

B. Aké osobné údaje sa spracúvajú pre výberové konanie?

Aby sme mohli spracovať vašu žiadosť, musíme spracúvať vaše osobné údaje. Ide pritom pravidelne o tzv. kmeňové a dlhodobé údaje, ktoré celkovo označujeme ako údaje uchádzača.

Pod kmeňovými údajmi rozumieme základné údaje o vašej osobe a o vykonanom výberovom konaní, predovšetkým
všetky informácie, ktoré nám oznámite počas výberového konania, resp. ktoré sa od vás dozvieme (napr. meno, adresa, telefónne číslo, e-mail, dátum narodenia, rodinný stav, štátna príslušnosť, náboženstvo, vzdelanie, jazykové znalosti, predchádzajúce zamestnania u iných zamestnávateľov, referenčné kontakty); ako aj
o také údaje, ktoré zaevidujeme v súvislosti s vašim možným prijatím u nás (ako sú predovšetkým údaje o vašej možnej pozícii, o vašom možnom organizačnom začlenení v našej spoločnosti, o možnom trvaní nasadenia a o navrhnutom plate).
Pod dlhodobými údajmi rozumieme také osobné údaje, ktoré vyplynú v priebehu výberového konania a ktoré presahujú jednoduchú zmenu vašich kmeňových údajov, predovšetkým
informácie o pohovoroch, ktoré sme s vami uskutočnili v rámci výberového konania (predovšetkým dátum, miesto, účastníci);
informácie o nami poskytnutých plneniach, ako je napríklad náhrada cestovných nákladov;
informácie, ktoré nám poskytnete v priebehu vášho výberového konania buď aktívne, alebo na základe nášho dopytu a ktoré presahujú vyššie menované kmeňové údaje. Ide predovšetkým o údaje týkajúce sa odmeny/honoráru v rámci predchádzajúcich zamestnaní u iných zamestnávateľov;
vaše ďalšie osobné údaje alebo prípadne osobné údaje tretích, ktoré od vás dostaneme v priebehu výberového konania. Pod osobné údaje tretích spadajú napríklad meno, vek a druh vzťahu k osobám, ktoré vás možno budú sprevádzať počas vašej činnosti v zahraničí pre nás.

K údajom uchádzača patria výslovne aj špeciálne druhy osobných údajov, predovšetkým údaje týkajúce sa vašej štátnej príslušnosti, vášho zdravotného stavu (napr. zrušenie pohovoru výberového konania v dôsledku choroby), prípadne uvádzané príslušnosti k odborovým organizáciám, údaje o vašom vierovyznaní alebo o vašom akomkoľvek postihnutí.

Interní uchádzači: Ak sa budete ako zamestnankyňa/zamestnanec niektorej zo spoločností skupiny Freudenberg uchádzať o miesto v rámci skupiny Freudenberg a svoju žiadosť nám zašlete prostredníctvom systému, ktorý je na to určený (aktuálne Workday),môžete nám prípadné doplňujúce informácie poskytnúť prostredníctvom tohto systému.

Vyššie menované osobné údaje dostávame spravidla od vás priamo. V určitých prípadoch môžu k údajom uchádzača patriť aj také osobné údaje, ktoré získavame od tretích pri rešpektovaní aktuálne platných zákonných predpisov (spravidla z vašej iniciatívy, po vašej predchádzajúcej informácii alebo prípadne s vašim dovolením alebo súhlasom); ako napríklad informácie, ktoré získame od vášho predchádzajúceho zamestnávateľa/vašich predchádzajúcich zamestnávateľov, vzdelávacích miest alebo od tzv. referenčných kontaktov.

Interní uchádzači: Pri internom uchádzaní sa o miesto vám môžeme poskytnúť možnosť, aby ste nám umožnili skontaktovať sa s kontaktnými partnermi u vášho doterajšieho zamestnávateľa v skupine Freudenberg, napríklad tým, že uvediete zodpovedajúce referenčné kontakty. V tomto prípade sa aj informácie získané od týchto kontaktných partnerov dostávajú do vašich kmeňových/dlhodobých údajov.

Prosíme, rešpektujte, že rozsah údajov uchádzača sa môže meniť v závislosti od toho, o akú pozíciu sa uchádzate: rôzni zamestnávatelia skupiny Freudenberg môžu mať povinnosť dodržiavania rozličných (pracovno) právnych požiadaviek; to môže mať vplyv na druh a rozsah spracúvania osobných údajov vo výberovom konaní. Z tohto dôvodu vám môžeme my, ako aj príslušný zamestnávateľ skupiny Freudenberg poskytnúť doplňujúce informácie k spracúvaniu osobných údajov.

C. Ste povinný poskytnúť osobné údaje?

Poskytnutie údajov uchádzača sa vyžaduje na realizáciu výberového konania a na prípadné uzatvorenie pracovnej zmluvy medzi vami a nami, ktoré vyplynie z výberového konania.

Ak by tomu tak nebolo vo vzťahu na niektoré údaje, výslovne vás na to upozorníme pri získavaní príslušných údajov.

Bez poskytnutia údajov uchádzača nemôžeme s vami zrealizovať výberové konanie, a tým nemôžeme s vami uzatvoriť ani žiadnu pracovnú zmluvu.

Ak budeme okrem toho získavať od vás ďalšie údaje, uskutoční sa to tiež spravidla len vtedy, ak je poskytnutie týchto informácií predpísané zákonom alebo zmluvne, alebo ak je to potrebné pre realizáciu výberového konania. Ak bude poskytnutie údajov dobrovoľné, budeme vás o tom informovať napríklad označením jednotlivých požadovaných údajov.

Ak nám poskytnete doplňujúce informácie bez toho, aby sme ich od vás vyžadovali a bez toho, aby boli tieto údaje potrebné pre výberové konanie, nepoužijeme tieto informácie pre účely výberového konania, tieto údaje však musíme z technických dôvodov ako dôkazy uložiť k vašim ostatným údajom uchádzača.

D. Na akom právnom základe budú spracúvané vaše osobné údaje?

Spracúvanie vašich údajov uchádzača z našej strany sa uskutoční pre vlastné uchádzanie sa o pozície v skupine Freudenberg na základe článku 6 odsek 1 b) GDPR, okrem toho z poverenia príslušného zamestnávateľa skupiny Freudenberg, ktorý spracúva údaje uchádzača na základe článku 6 odsek 1 b) GDPR alebo na základe porovnateľného právneho podkladu podľa aplikovateľného práva v krajinách mimo EÚ/EHS, a síce na základe článku 6 odsek 1 f) GDPR na zachovanie oprávnených záujmov skupiny Freudenberg týkajúcich sa efektívneho procesu výberového konania v rámci celej skupiny.

Údaje uchádzača spracúvame aj pre splnenie právnych záväzkov, ktorým podliehame; toto sa uskutočňuje na základe článku 6 odsek 1 c) GDPR. K týmto právnym záväzkom patria predovšetkým predpísané hlásenia sociálnym poisťovniam a (daňovým) úradom, pre prípadné nám predpísané kontroly (napr. kvôli tzv. „sankčným zoznamom“) a plnenie existujúcich archivačných povinností pre určité informácie.

Pokiaľ je to potrebné, spracúvame vaše údaje o realizácii výberového konania a o splnení právnych záväzkov aj na zachovanie našich oprávnených záujmov alebo záujmov tretích; toto sa uskutočňuje na základe článku 6 odsek 1 f) GDPR. K našim oprávneným záujmom patria napríklad

celokoncernové procesy pre internú správu údajov uchádzača;
uplatňovanie právnych nárokov a obhajoba pri právnych sporoch;
zamedzenie a objasňovanie trestných činov, ako napr. tzv. „podvod pri výberovom konaní“;
zaručenie bezpečnosti nami používaných systémov IT;
ďalší vývoj, rozširovanie a administrácia nami používaných systémov IT vrátane testovacej prevádzky;
riadenie a ďalší vývoj nášho premetu podnikania vrátane riadenia rizík.

Pokiaľ údaje uchádzača obsahujú špeciálne druhy osobných údajov (ako sú napríklad zdravotné údaje, údaje o vierovyznaní a údaje o pôvode a príslušnosti k rase a etniku), spracúvame ich pre vlastné výberové konania na účely povinností, ktoré nám prislúchajú z pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia v zákonom stanovenom rozsahu; uskutočňuje sa to na základe článku 9 odsek 2 b) GDPR; inak z poverenia príslušného zamestnávateľa skupiny Freudenberg.

Pokiaľ vám v priebehu výberového konania poskytneme možnosť na udelenie súhlasu (napr. v súvislosti s databázou uchádzačov), spracúvame vaše osobné údaje, na ktoré ste udelili súhlas, výlučne na účely menované v súhlase. Uskutočňuje sa to na základe článku 6 odsek 1 a) GDPR. Pokiaľ sa súhlas vzťahuje na spracúvanie špeciálnych druhov osobných údajov (ako napríklad údaje o zdravotnom stave), realizuje sa spracovanie na základe článku 9 odsek 2 a) GDPR.

Prosíme, rešpektujte, že

udelenie súhlasu je vždy dobrovoľné a ani udelenie súhlasu, ani neskoršie odvolanie udeleného súhlasu nemajú negatívne dôsledky na realizáciu vášho výberového konania;
nedodržanie súhlasu alebo jeho neskoršieho odvolania však môže byť spojené s dôsledkami, ak potom nebudeme môcť realizovať určité procesy spracúvania údajov; o týchto dôsledkoch vás budeme informovať pred udelením súhlasu a
udelený súhlas môžete kedykoľvek odvolať s účinnosťou do budúcna, napr. že nám odvolanie súhlasu oznámite (alebo spoločnosti menovanej/spoločnostiam menovaným v súhlase);.
aj v prípade odvolania súhlasu môžeme byť na základe zákonného povolenia oprávnený pokračovať v dotknutom spracúvaní – prípadne v obmedzenom rozsahu.

E. Kto dostane vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje budú spracúvané zásadne v rámci skupiny Freudenberg. V závislosti od druhu osobných údajov majú k vašim osobným údajom prístup len určité oddelenia/organizačné jednotky. Ide predovšetkým o zamestnancov, ktorí sa v rámci skupiny Freudenberg zaoberajú realizáciou výberových konaní.

Vaše údaje uchádzača poskytneme okrem toho tomu zamestnávateľovi/tým zamestnávateľom skupiny Freudenberg, ktorí musia mať na ďalšiu realizáciu výberového konania informácie o údajoch uchádzača.

Na základe koncepcie rolí a oprávnení je prístup v rámci našej spoločnosti obmedzený na tie funkcie a tie rozsahy, ktoré sú potrebné na príslušný účel spracúvania.

Okrem toho môžeme údaje uchádzača poskytovať v zákonom prípustnom rozsahu tretím mimo našej spoločnosti. K týmto externým príjemcom sa počítajú predovšetkým

nami objednaní poskytovatelia služieb poverení v súvislosti s výberovým konaním, ktorí nám na základe samostatnej zmluvy poskytujú služby, ktoré môžu obsahovať aj spracúvanie osobných údajov, ako aj subdodávatelia našich poskytovateľov služieb zapojení na základe nášho súhlasu a
neverejné a verejné miesta, pokiaľ sme na základe právnych povinností povinní poskytnúť vaše osobné údaje.

F. Budú osobné údaje poskytované príjemcom mimo EU/EHS?

Áno, na základe globálnej štruktúry skupiny Freudenberg sa prípadne vyžaduje aj poskytnutie osobných údajov príjemcom v tzv. „tretích krajinách“. „Tretie krajiny“ sú krajiny mimo Európskej únie alebo mimo Dohovoru o založení Európskeho hospodárskeho spoločenstva, v ktorých sa nedá vychádzať z určitej úrovne ochrany osobných údajov, ktorá je porovnateľná s úrovňou Európskej únie.

Pred takýmto poskytnutím údajov však vždy overujeme, či je poskytnutie prípustné na základe zákonného predpisu (napr. na základe článku 49 GDPR). Ináč pred takýmto poskytnutím údajov zabezpečíme, aby bola v príslušnej tretej krajine alebo u príjemcu v tretej krajine zaručená požadovaná primeraná úroveň ochrany osobných údajov. Môže to vyplývať z tzv. „rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti“, na základe ktorého sa stanovuje celková primeraná úroveň ochrany osobných údajov v určitej tretej krajine. Alternatívne môžeme poskytnutie údajov podmieniť tzv. štandardnými zmluvnými doložkami EÚ, ktoré dohodneme s príjemcom.

Na vyžiadanie vám radi poskytneme ďalšie informácie o vhodných a primeraných zárukách na dodržanie primeranej úrovne ochrany osobných údajov.

G. Doba uchovávania údajov

Vaše osobné údaje uchovávame zásadne tak dlho, ako máme na ich uchovaní oprávnený záujem a neprevažujú vaše záujmy na nepokračovaní v uchovávaní údajov.

Spravidla sa vaše údaje uchádzača uchovávajú do ukončenia výberového konania. V prípade odmietnutia budú údaje po výberovom konaní uchované počas obdobia šiestich mesiacov alebo v súlade s lehotami predpísanými v krajine príslušného zamestnávateľa skupiny Freudenberg po doručení odmietavého listu.

Pri ukončení pracovnej zmluvy vám poskytneme samostatné vyhlásenie o ochrane osobných údajov pre zamestnancov, ak a pokiaľ si to vyžaduje právo aplikovateľné pre príslušného zamestnávateľa skupiny Freudenberg.

H. Vaše práva

Ako dotknutá osoba máte právo

na informáciu ohľadom uložených osobných údajov, článok 15 GDPR;
na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov, článok 16 GDPR;
na vymazanie osobných údajov, článok 17 GDPR;
na obmedzenie spracúvania, článok 18 GDPR;
na prenosnosť údajov, článok 20 GDPR a
na odpor voči spracúvaniu osobných údajov týkajúcich sa vašej osoby, článok 21 GDPR.

Pri výkone týchto práv sa môžete na nás kedykoľvek obrátiť – napríklad prostredníctvom niektorej z kontaktných ciest uvedených na začiatku týchto informácií o ochrane osobných údajov.

V prípade otázok k spracúvaniu vašich údajov sa môžete obrátiť aj na našu zodpovednú osobu.

Okrem toho ste oprávnený podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu, článok 77 GDPR.

I. Na koho sa môžem obrátiť v prípade otázok?

Pri otázkach týkajúcich sa vašich práv nás najrýchlejšie zastihnete cez e-mailovú adresu dataprotection-support@freudenberg.com.

Kontaktné údaje Freudenberg & Co. KG nájdete na začiatku tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov.

Kontaktné údaje príslušného zamestnávateľa/príslušných zamestnávateľov skupiny Freudenberg vám poskytneme v priebehu procesu výberového konania.